Những sai lầm thường gặp khi cài đặt mạng cho máy in và máy scan trong môi trường doanh nghiệp: ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc

Trong môi trường doanh nghiệp, máy in và máy scan không chỉ là công cụ hỗ trợ văn phòng mà còn là một phần quan trọng của quy trình làm việc hàng ngày. Khi các thiết bị này được kết nối vào mạng nội bộ, việc cấu hình chính xác không chỉ giúp duy trì hiệu suất ổn định mà còn bảo vệ an ninh thông tin. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều tổ chức vẫn mắc phải những sai lầm cơ bản trong quá trình cài đặt mạng, dẫn đến tắc nghẽn, giảm tốc độ in/scan và thậm chí gây ra các rủi ro bảo mật. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết những lỗi thường gặp, giải thích nguyên nhân và đề xuất các biện pháp phòng ngừa, giúp người quản trị mạng và nhân viên IT tối ưu hoá môi trường làm việc.

Lý do quan trọng của việc cài đặt mạng cho máy in và máy scan

Một máy in hoặc máy scan được kết nối đúng cách sẽ cho phép nhiều người dùng cùng truy cập mà không gặp trễ. Khi cấu hình mạng không chuẩn, các vấn đề như độ trễ trong việc gửi lệnh in, lỗi kết nối ngẫu nhiên hoặc không thể truy cập tài nguyên sẽ xuất hiện thường xuyên. Ngoài ra, trong thời đại làm việc từ xa và môi trường đa thiết bị, việc quản lý các thiết bị mạngXem các sản phẩm Thiết Bị Mạng trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi người quản trị phải có một chiến lược cấu hình đồng nhất, an toàn và dễ bảo trì.

Sai lầm 1: Cấu hình IP tĩnh không phù hợp hoặc trùng lặp

Việc gán địa chỉ IP tĩnh cho máy in và máy scan là một trong những cách phổ biến để tránh tình trạng thay đổi địa chỉ do DHCP. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải hai lỗi cơ bản:

IP trùng lặp

Khi một địa chỉ IP được gán cho nhiều thiết bị, mạng sẽ không thể phân biệt chúng, dẫn đến collision và các thiết bị sẽ ngừng phản hồi. Người dùng có thể gặp hiện tượng “máy in không tìm thấy” hoặc “máy scan không phản hồi” ngay cả khi các thiết bị vẫn hoạt động bình thường trên giao diện cài đặt.

IP nằm ngoài phạm vi subnet

Trong một mạng doanh nghiệp thường chia thành các subnet cho các phòng ban khác nhau, việc gán IP cho máy in mà không xét đến subnet sẽ khiến thiết bị không thể giao tiếp với các máy tính ở các subnet khác, hoặc tạo ra lộ trình không cần thiết làm tăng độ trễ.

Để tránh các vấn đề trên, người quản trị nên:

• Kiểm tra bảng địa chỉ IP hiện có trước khi gán IP mới.
• Sử dụng một dải IP riêng cho các thiết bị ngoại vi và ghi chú rõ ràng trong tài liệu cấu hình.
• Đảm bảo rằng địa chỉ IP thuộc cùng một subnet với các máy tính sẽ sử dụng thiết bị.

Sai lầm 2: Bỏ qua việc phân đoạn mạng (VLAN) và bảo mật

Trong môi trường có nhiều thiết bị kết nối, việc đưa tất cả máy in và máy scan vào cùng một VLAN với các máy chủ và máy trạm làm việc thường gây ra những hậu quả không mong muốn.

Gây tắc nghẽn lưu lượng nội bộ

Máy in và máy scan thường tạo ra lưu lượng nhỏ nhưng liên tục, như thông báo trạng thái, yêu cầu cập nhật firmware hoặc gửi dữ liệu scan. Khi chúng chia sẻ cùng VLAN với các dịch vụ quan trọng như ERP, CRM hay email, lưu lượng này có thể làm giảm băng thông khả dụng cho các ứng dụng quan trọng.

Rủi ro bảo mật

Máy in và máy scan thường có hệ điều hành nhẹ, ít được cập nhật và có thể chứa lỗ hổng. Nếu chúng nằm trong cùng VLAN với các hệ thống nhạy cảm, một kẻ tấn công có thể khai thác lỗ hổng để xâm nhập vào mạng nội bộ. Việc không tách VLAN còn làm tăng khả năng lây lan malware từ một thiết bị sang các thiết bị khác.

Các biện pháp khắc phục bao gồm:

• Thiết lập VLAN riêng cho các thiết bị ngoại vi, chỉ cho phép giao tiếp qua các cổng tường lửa hoặc các quy tắc ACL (Access Control List) cụ thể.
• Sử dụng các tính năng bảo mật như 802.1X để xác thực thiết bị khi kết nối vào mạng.
• Áp dụng chính sách phân quyền, chỉ cho phép các máy trạm được phép truy cập máy in/scan trong VLAN.

Sai lầm 3: Không cập nhật firmware và driver thường xuyên

Firmware và driver là “cầu nối” giữa phần cứng và hệ thống mạng. Khi chúng không được cập nhật, thiết bị có thể gặp các vấn đề sau:

• Không tương thích với các giao thức mạng mới: Ví dụ, một máy in cũ không hỗ trợ IPv6 hoặc các chuẩn bảo mật TLS mới, dẫn đến việc kết nối bị từ chối.
• Lỗ hổng bảo mật: Các nhà sản xuất thường phát hành bản vá để khắc phục các lỗ hổng nghiêm trọng; nếu không cập nhật, thiết bị trở thành “cửa sổ” cho hacker.
• Hiệu suất giảm: Các bản cập nhật thường tối ưu hoá quy trình xử lý dữ liệu, giảm thời gian chờ và tăng tốc độ in/scan.

Để duy trì hiệu suất và an toàn, doanh nghiệp nên xây dựng một lịch bảo trì định kỳ, trong đó:

• Kiểm tra phiên bản firmware và driver hiện tại.
• So sánh với phiên bản mới nhất trên trang hỗ trợ của nhà sản xuất.
• Thực hiện nâng cấp trong khung thời gian bảo trì ít ảnh hưởng đến hoạt động (ví dụ: cuối ngày làm việc).

Sai lầm 4: Thiết lập quyền truy cập không đúng và chính sách chia sẻ

Trong môi trường đa người dùng, việc xác định ai có quyền in hoặc scan là yếu tố quan trọng. Một số lỗi thường gặp:

Quyền truy cập mở rộng quá mức

Nếu máy in được cấu hình để cho phép “anyone” (mọi người) truy cập, bất kỳ thiết bị nào trong mạng đều có thể gửi lệnh in. Điều này không chỉ gây tắc nghẽn mà còn tạo ra nguy cơ lạm dụng tài nguyên, ví dụ như in ấn không kiểm soát dẫn đến lãng phí giấy và mực.

Quyền hạn không đồng bộ giữa các máy chủ in và máy scan

Trong một số doanh nghiệp, máy in và máy scan được quản lý bởi các phần mềmXem các sản phẩm Phần Mềm quản lý in ấn (print server) khác nhau. Khi các chính sách không đồng bộ, người dùng có thể in được nhưng không thể scan, hoặc ngược lại, gây ra sự bối rối và giảm năng suất.

Giải pháp thực tiễn:

• Sử dụng nhóm người dùng (user groups) để gán quyền truy cập, thay vì gán trực tiếp cho từng tài khoản.
• Áp dụng chính sách “least privilege” – chỉ cấp quyền tối thiểu cần thiết cho từng vai trò.
• Đồng bộ cấu hình trên các server quản lý để tránh sự không nhất quán.

Sai lầm 5: Bỏ qua kiểm tra băng thông và QoS (Quality of Service)

Máy in và máy scan thường truyền dữ liệu có kích thước lớn, nhất là khi thực hiện scan tài liệu đa trang hoặc in các file PDF có độ phân giải cao. Nếu không quản lý băng thông, các luồng dữ liệu này có thể chiếm phần lớn tài nguyên mạng, ảnh hưởng đến các ứng dụng thời gian thực như VoIP hoặc video conference.

Không thiết lập QoS

QoS cho phép ưu tiên lưu lượng mạng dựa trên loại dịch vụ (service class). Khi không cấu hình QoS, lưu lượng in/scan sẽ cạnh tranh ngang bằng với các luồng dữ liệu quan trọng, dẫn đến hiện tượng gián đoạn hoặc giảm chất lượng cuộc gọi.

Không đo lường mức sử dụng băng thông

Việc không theo dõi mức độ sử dụng băng thông của các thiết bị ngoại vi khiến quản trị viên không nhận ra khi nào một máy in đang gây ra “bottleneck”. Kết quả là khó đưa ra quyết định nâng cấp hoặc tái cấu trúc mạng.

Biện pháp cải thiện:

• Áp dụng QoS để đặt mức ưu tiên thấp hơn cho lưu lượng in/scan so với các dịch vụ thời gian thực.
• Sử dụng công cụ giám sát băng thông (network monitoring) để theo dõi lưu lượng của từng thiết bị.
• Nếu cần, cân nhắc triển khai các máy in/scan hỗ trợ kết nối trực tiếp qua Wi‑Fi riêng hoặc cổng Ethernet riêng biệt.

Sai lầm 6: Sử dụng cáp mạng và cổng kết nối không chuẩn

Trong thực tiễn, một số doanh nghiệp cố gắng tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng cáp mạng cũ, cáp không đúng chuẩn (Cat5 thay cho Cat6) hoặc cắm vào các cổng chuyển đổi (switch) không hỗ trợ tốc độ gigabit. Những lựa chọn này dẫn đến:

• Giảm tốc độ truyền dữ liệu, đặc biệt khi gửi file scan có kích thước lớn.
• Tăng tỷ lệ lỗi truyền, gây ra việc in/scan bị gián đoạn và phải thực hiện lại.
• Không tận dụng được các tính năng nâng cao như PoE (Power over Ethernet) cho các máy in hỗ trợ.

Để tránh các vấn đề này, nên:

• Đảm bảo sử dụng cáp mạng đạt chuẩn ít nhất Cat6 cho các kết nối gigabit.
• Kiểm tra và thay thế các switch cũ không hỗ trợ tốc độ 1 Gbps hoặc tính năng VLAN.
• Kiểm tra lại các cổng kết nối trên máy in/scan, đảm bảo chúng hoạt động bình thường và không bị hỏng.

Sai lầm 7: Không thực hiện kiểm tra và giám sát định kỳ

Hầu hết các doanh nghiệp thiết lập cấu hình một lần và cho rằng hệ thống sẽ tự vận hành suôn sẻ. Thực tế, môi trường mạng luôn thay đổi: thêm thiết bị mới, thay đổi địa chỉ IP, cập nhật phần mềm… Nếu không có quy trình kiểm tra định kỳ, các lỗi tiềm ẩn sẽ dần tích lũy và gây ra sự cố lớn.

Thiếu nhật ký (log) và cảnh báo

Máy in và máy scan thường cung cấp log sự kiện, nhưng nếu không cấu hình để gửi log tới hệ thống quản lý (SIEM) hoặc không thiết lập cảnh báo khi có lỗi kết nối, các vấn đề sẽ chỉ được phát hiện khi người dùng báo cáo.

Không kiểm tra hiệu suất

Một máy in có thể hoạt động tốt trong thời gian ngắn nhưng sau một thời gian dài, bộ nhớ đệm có thể đầy, hoặc bộ phận cơ khí có dấu hiệu hao mòn, dẫn đến tốc độ in giảm. Việc không giám sát hiệu suất sẽ làm mất thời gian chờ đợi không cần thiết.

Khuyến nghị thực hiện:

• Lập kế hoạch kiểm tra hàng tháng, bao gồm việc kiểm tra địa chỉ IP, trạng thái cổng, phiên bản firmware và tốc độ phản hồi.
• Sử dụng công cụ giám sát SNMP để thu thập dữ liệu về trạng thái thiết bị và tạo cảnh báo tự động.
• Thực hiện kiểm tra tải (stress test) định kỳ để xác định khả năng chịu tải và phát hiện các điểm nghẽn.

Hậu quả thực tế và cách phòng ngừa

Những sai lầm trên không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ in/scan mà còn có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng hơn:

• Gián đoạn công việc: Khi máy in không phản hồi, các phòng ban phải chờ đợi tài liệu, làm chậm tiến độ dự án.
• Lãng phí tài nguyên: In ấn không kiểm soát dẫn đến tiêu thụ giấy, mực và điện năng không cần thiết.
• Rủi ro bảo mật: Lỗ hổng trên máy in có thể bị khai thác để xâm nhập vào hệ thống nội bộ, đặc biệt khi các thiết bị này có quyền truy cập vào máy chủ tệp.
• Tăng chi phí bảo trì: Sự cố lặp lại buộc doanh nghiệp phải gọi hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên, tốn thời gian và chi phí.

Để giảm thiểu những rủi ro này, doanh nghiệp nên xây dựng một chuẩn mực cấu hình mạng cho các thiết bị ngoại vi, bao gồm:

• Quy trình cấp phát địa chỉ IP cố định, đồng thời lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu quản lý tài sản.
• Áp dụng VLAN riêng và thiết lập các quy tắc ACL chặt chẽ.
• Lập lịch cập nhật firmware và driver, đồng thời ghi lại các bản vá đã thực hiện.
• Định nghĩa quyền truy cập dựa trên vai trò, sử dụng nhóm người dùng trong hệ thống quản lý in ấn.
• Triển khai QoS và giám sát băng thông để bảo vệ các dịch vụ quan trọng.
• Đảm bảo phần cứng mạng đáp ứng chuẩn tốc độ và chất lượng.
• Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ, bao gồm việc thu thập log và phân tích hiệu suất.

Những câu hỏi thường gặp

1. Máy in có cần phải có địa chỉ IP tĩnh hay có thể dùng DHCP?

Đối với môi trường có quy mô lớn, việc dùng DHCP có thể gây ra việc địa chỉ IP thay đổi, khiến người dùng phải cập nhật lại cấu hình. Do đó, thường khuyến nghị gán IP tĩnh cho máy in và máy scan, nhưng phải quản lý chặt chẽ để tránh trùng lặp.

2. VLAN có thực sự cần thiết cho máy in?

Nếu doanh nghiệp có nhiều bộ phận và lưu lượng mạng cao, việc tách VLAN giúp giảm tải và tăng bảo mật. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, có thể không cần VLAN riêng, nhưng vẫn nên áp dụng các biện pháp kiểm soát truy cập như ACL.

3. Làm sao để kiểm tra xem máy in có đang gây tắc nghẽn băng thông?

Sử dụng công cụ giám sát mạng (như PRTG, SolarWinds hoặc các giải pháp open source) để theo dõi lưu lượng qua cổng Ethernet của máy in. Nếu lưu lượng liên tục chiếm hơn 20‑30 % băng thông của cổng, có thể cân nhắc áp dụng QoS hoặc di chuyển máy in sang VLAN riêng.

4. Cần cập nhật firmware bao lâu một lần?

Không có quy định cố định, nhưng nên kiểm tra phiên bản mới ít nhất mỗi quý. Nếu nhà sản xuất công bố bản vá khẩn cấp (critical patch) liên quan đến bảo mật, nên cập nhật ngay khi có thể.

5. Khi nào nên thay cáp mạng của máy in?

Nếu gặp hiện tượng mất gói (packet loss) thường xuyên, tốc độ truyền dữ liệu chậm, hoặc cáp có dấu hiệu vật lý hư hỏng (đứt, gãy). Thay cáp bằng loại chuẩn ít nhất Cat6 để đảm bảo tốc độ gigabit và độ ổn định.

Những sai lầm trong cài đặt mạng cho máy in và máy scan thường xuất hiện do thiếu hiểu biết hoặc thiếu quy trình chuẩn. Khi các lỗi này được nhận diện và khắc phục kịp thời, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu rủi ro bảo mật và chi phí bảo trì. Đầu tư thời gian vào việc thiết kế, cấu hình và giám sát mạng cho các thiết bị ngoại vi sẽ mang lại lợi ích lâu dài, giúp môi trường làm việc trở nên mượt mà và tin cậy hơn.