Trải nghiệm thực tế: Doanh nghiệp nhỏ áp dụng phương pháp chia việc trong “Cao thủ chia tiền”

Trong thời đại mà công nghệ và mạng lưới xã hội làm thay đổi cách thức vận hành của các doanh nghiệp, việc tìm kiếm một mô hình quản lý phù hợp với quy mô nhỏ vừa mang lại hiệu quả vừa giảm thiểu rủi ro luôn là một thách thức. Khi đọc Cao thủ chia tiền - Chia việc, Tiền lớn không đến từ nỗ lực, mà đến từ cách chia, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã cảm nhận được một lối suy nghĩ mới, không chỉ về cách phân bổ nguồn lực tài chính mà còn về cách tổ chức công việc nội bộ. Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào một câu chuyện thực tế, mô tả cách một doanh nghiệp nhỏ áp dụng phương pháp chia việc được giới thiệu trong cuốn sách, từ khâu lên kế hoạch, thực hiện cho đến những bài học rút ra.

Những doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn khi nguồn lực con người hạn chế, nhưng lại phải đáp ứng nhiều yêu cầu đa dạng: bán hàng, marketing, quản lý kho, chăm sóc khách hàng, và cả công việc hành chính. Khi mọi người đều “đánh đồng” một cách chung chung, hiệu suất giảm sút và năng suất không đạt mức tối ưu. Phương pháp chia việc trong “Cao thủ chia tiền” hứa hẹn một cách tiếp cận có hệ thống, giúp mỗi thành viên tập trung vào một phần công việc cụ thể, đồng thời tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các phần việc.

Khái niệm cơ bản về “chia việc” trong “Cao thủ chia tiền”

Trong cuốn sách, tác giả không chỉ đưa ra lý thuyết về việc phân chia tiền mà còn nhấn mạnh việc “chia việc” là nền tảng để tiền có thể chảy lưu thông một cách hiệu quả. “Chia việc” ở đây không chỉ là việc giao nhiệm vụ mà còn là việc xác định rõ ràng vai trò, trách nhiệm và tiêu chuẩn đo lường kết quả cho mỗi công đoạn.

Ba yếu tố cốt lõi của phương pháp chia việc

• Phân đoạn công việc: Mỗi quy trình được chia thành các bước nhỏ, có thể giao cho một cá nhân hoặc một nhóm.
• Định vị năng lực: Dựa trên năng lực thực tế, người quản lý gán nhiệm vụ sao cho phù hợp, tránh tình trạng “điều quá tải” hoặc “điều quá nhẹ”.
• Thiết lập tiêu chuẩn: Mỗi nhiệm vụ đi kèm với chỉ tiêu rõ ràng, giúp đo lường tiến độ và chất lượng một cách minh bạch.

Những yếu tố này không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp lớn mà còn rất thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, nơi mỗi người thường phải đóng một vài vai trò. Khi áp dụng một cách nghiêm túc, “chia việc” có thể biến một đội ngũ ít người thành một “cơ chế” hoạt động đồng bộ, giảm thiểu lãng phí thời gian và năng lượng.

Quy trình triển khai thực tiễn tại một doanh nghiệp bán lẻ online

Doanh nghiệp A, một cửa hàng bán lẻ online chuyên bán phụ kiện điện thoại, có khoảng 8 nhân viên, bao gồm người sáng lập, nhân viên bán hàng, nhân viên kho và một nhân viên hỗ trợ khách hàng. Trước khi áp dụng phương pháp chia việc, mỗi thành viên thường phải thực hiện nhiều công việc đồng thời: người sáng lập tự mình quản lý tài chính, đồng thời tham gia quảng cáo; nhân viên bán hàng vừa xử lý đơn hàng vừa trả lời tin nhắn khách hàng; nhân viên kho phải kiểm kê và chuẩn bị hàng cho giao hàng.

Bước 1: Đánh giá hiện trạng và xác định các quy trình chính

Đội ngũ quản lý đã tổ chức một buổi họp nội bộ, trong đó mỗi thành viên mô tả chi tiết công việc hàng ngày của mình. Kết quả cho thấy có ba quy trình chính: tiếp thị và quảng cáo, quản lý đơn hàng, và quản lý kho – giao hàng. Các công việc phụ như kế toán, chăm sóc khách hàng và báo cáo doanh thu được liệt kê riêng.

Bước 2: Phân chia nhiệm vụ dựa trên năng lực và sở thích

Sau khi có danh sách các nhiệm vụ, người sáng lập đã thực hiện một buổi “đánh giá năng lực” nội bộ, không phải bằng các công cụ chuyên sâu mà chỉ dựa trên kinh nghiệm và phản hồi của từng người. Kết quả:

• Người sáng lập: tập trung vào chiến lược quảng cáo và quản lý tài chính.
• Nhân viên bán hàng 1: chịu trách nhiệm xử lý đơn hàng và cập nhật hệ thống.
• Nhân viên bán hàng 2: chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng qua chat và email.
• Nhân viên kho: quản lý nhập xuất hàng, chuẩn bị kiện hàng.
• Nhân viên hỗ trợ: thực hiện công việc kế toán cơ bản và báo cáo doanh thu.

Việc này không chỉ giảm tải cho người sáng lập mà còn tạo ra một “đường dây” công việc rõ ràng, mỗi người biết mình làm gì và làm như thế nào.

Bước 3: Thiết lập tiêu chuẩn và công cụ hỗ trợ

Để đảm bảo tính đồng nhất, doanh nghiệp A đã đưa ra các tiêu chuẩn:

• Thời gian phản hồi khách hàng không quá 30 phút trong giờ làm việc.
• Đơn hàng phải được xác nhận và chuẩn bị trong vòng 2 giờ kể từ khi nhận.
• Kiểm kê kho phải được thực hiện mỗi cuối tuần, với sai lệch không vượt quá 2%.

Đồng thời, họ triển khai các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý đơn hàng, bảng tính theo dõi KPI và một nhóm chat nội bộ để thông báo tiến độ.

Bước 4: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh

Trong ba tháng đầu tiên, doanh nghiệp A đã tổ chức họp ngắn mỗi tuần để xem xét các chỉ tiêu. Khi phát hiện một vấn đề – ví dụ, thời gian phản hồi khách hàng kéoXem các sản phẩm Kéo dài trong những ngày cao điểm – họ đã nhanh chóng điều chỉnh bằng cách giao thêm một nhân viên bán hàng phụ trách “đợt cao điểm”. Điều này minh chứng cho tính linh hoạt của mô hình chia việc: các nhiệm vụ có thể được điều chỉnh nhanh chóng dựa trên dữ liệu thực tế.

Những lợi ích thực tế mà doanh nghiệp A cảm nhận được

Áp dụng phương pháp chia việc, doanh nghiệp A đã ghi nhận một số thay đổi đáng chú ý, không chỉ về mặt quy trình mà còn về tinh thần làm việc của đội ngũ.

1. Tăng hiệu suất làm việc

Với mỗi người chỉ tập trung vào một phần công việc, thời gian hoàn thành các nhiệm vụ giảm trung bình 20% so với giai đoạn trước. Nhân viên không còn phải “điều nhiều việc” cùng lúc, do đó giảm thiểu sai sót và giảm áp lực.

2. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Thời gian phản hồi nhanh hơn và quy trình xử lý đơn hàng mạch lạc hơn đã làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng, được phản ánh qua các đánh giá trên trang web. Mặc dù không có số liệu cụ thể, nhưng các phản hồi tích cực đã tăng lên rõ rệt.

3. Tăng tính minh bạch nội bộ

Mỗi nhiệm vụ được gắn với tiêu chuẩn và công cụ đo lường, nên mọi người có thể nhìn thấy tiến độ và kết quả của nhau. Điều này tạo ra một môi trường làm việc công bằng, giảm bớt tranh cãi về trách nhiệm.

4. Động lực và gắn kết nhân viên

Khi nhân viên cảm thấy công việc của mình có mục tiêu rõ ràng và được công nhận qua các chỉ tiêu, họ thường có động lực cao hơn. Đội ngũ A đã ghi nhận mức độ gắn kết tăng lên, giảm thiểu tình trạng nghỉ việc đột ngột.

Các thách thức và cách khắc phục khi áp dụng “chia việc” trong doanh nghiệp nhỏ

Mặc dù có nhiều lợi ích, việc triển khai phương pháp chia việc không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Doanh nghiệp A đã gặp một số khó khăn và đưa ra các giải pháp thực tiễn.

Thách thức 1: Kháng cự thay đổi

Ban đầu, một số nhân viên cảm thấy lo lắng khi công việc được “tách riêng”, sợ mất đi sự linh hoạt. Để giải quyết, quản lý đã tổ chức buổi chia sẻ về mục tiêu của việc chia việc, đồng thời minh chứng qua các ví dụ thực tế về lợi ích cá nhân.

Thách thức 2: Thiếu công cụ hỗ trợ

Không có phần mềm phù hợp, việc theo dõi tiến độ có thể trở nên rối rắm. Doanh nghiệp A đã đầu tư vào một giải pháp quản lý dự án đơn giản, cho phép gán nhiệm vụ, thiết lập deadline và gửi thông báo tự động.

Thách thức 3: Định mức tiêu chuẩn chưa thực tế

Khi tiêu chuẩn được đặt quá cao, nhân viên cảm thấy áp lực và có thể không đạt được mục tiêu. Đội ngũ đã học cách điều chỉnh tiêu chuẩn dựa trên dữ liệu thực tế, đồng thời đưa ra các “điểm chuẩn” linh hoạt cho các ngày cao điểm.

Thách thức 4: Đánh giá lại năng lực thường xuyên

Trong môi trường thay đổi nhanh, năng lực của nhân viên cũng có thể thay đổi. Doanh nghiệp A thiết lập một quy trình đánh giá lại mỗi 6 tháng, để cập nhật lại phân công nhiệm vụ sao cho phù hợp.

Những câu hỏi thường gặp khi cân nhắc áp dụng phương pháp “chia việc”

• Làm sao để xác định được các công việc cần chia? – Bắt đầu bằng việc liệt kê toàn bộ quy trình kinh doanh, sau đó tách ra các bước có thể thực hiện độc lập.
• Có cần phải có phần mềm quản lý chuyên nghiệp không? – Không bắt buộc, nhưng một công cụ hỗ trợ việc gán nhiệm vụ và theo dõi tiến độ sẽ giúp quá trình trở nên minh bạch hơn.
• Phương pháp này có phù hợp với doanh nghiệp chỉ có 2-3 người không? – Đúng, ngay cả trong đội ngũ rất nhỏ, việc xác định rõ ràng “ai làm gì” cũng giúp tối ưu thời gian và giảm nhầm lẫn.
• Làm sao để duy trì động lực khi công việc được chia quá chi tiết? – Đặt ra các chỉ tiêu khả thi, công nhận thành quả và tạo cơ hội cho nhân viên đề xuất cải tiến quy trình.

Những yếu tố quyết định thành công khi triển khai “chia việc” theo “Cao thủ chia tiền”

Để phương pháp chia việc thực sự mang lại giá trị, doanh nghiệp cần chú ý đến một số yếu tố nền tảng.

1. Lãnh đạo làm gương

Người đứng đầu phải thể hiện sự cam kết bằng cách thực hiện đúng các quy trình đã đề ra, đồng thời sẵn sàng điều chỉnh khi cần.

2. Giao tiếp minh bạch

Thông tin về nhiệm vụ, tiêu chuẩn và tiến độ cần được chia sẻ một cách công khai, tránh tạo ra “đảo ngược thông tin” trong nội bộ.

3. Đánh giá liên tục

Không nên coi việc chia việc là một dự án một lần. Việc thu thập phản hồi, đo lường KPI và điều chỉnh là một chu trình liên tục.

4. Đào tạo và phát triển

Khi một nhân viên được giao nhiệm vụ mới, cần có thời gian đào tạo ngắn gọn nhưng đầy đủ, giúp họ nhanh chóng nắm bắt công việc.

Nhìn nhận tổng quan về giá trị của “chia việc” trong bối cảnh doanh nghiệp nhỏ

“Cao thủ chia tiền” không chỉ dừng lại ở việc chia tiền một cách khôn ngoan, mà còn mở rộng sang cách chia công việc, tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Đối với doanh nghiệp nhỏ, nơi mà nguồn lực con người luôn là yếu tố giới hạn, việc tối ưu hóa cách phân công nhiệm vụ có thể là một bước đột phá quan trọng.

Qua câu chuyện thực tế của doanh nghiệp A, chúng ta thấy rằng việc áp dụng phương pháp chia việc không đòi hỏi một hệ thống công nghệ phức tạp hay một đội ngũ quản lý khổng lồ. Thay vào đó, nó đòi hỏi sự nghiêm túc trong việc phân tích quy trình, khả năng lắng nghe và điều chỉnh linh hoạt dựa trên thực tiễn. Khi các yếu tố này được thực hiện đồng bộ, doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn xây dựng một môi trường làm việc công bằng và có tính dự báo cao.

Cuối cùng, dù không có một công thức cố định, việc “chia việc” theo hướng dẫn trong “Cao thủ chia tiền” mang lại một khung nhìn mới: tiền lớn không đến từ nỗ lực vô hạn, mà xuất hiện khi năng lực được khai thác tối đa qua cách phân chia hợp lý. Đối với những doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm con đường phát triển bền vững, việc xem xét lại cách họ phân công công việc có thể là một bước đầu tiên đầy ý nghĩa.