Trải nghiệm 100 GB lưu trữ OneDrive cùng Microsoft Office 365 – mẹo tối ưu không gian

Trong thời đại làm việc và học tập ngày càng gắn liền với môi trường số, nhu cầu lưu trữ dữ liệu trên đám mây không còn là một lựa chọn phụ mà đã trở thành yêu cầu thiết yếu. Microsoft Office 365 cung cấp cho người dùng một gói dịch vụ bao gồm 100 GB không gian lưu trữ trên OneDrive, đủ để đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video và các tệp tin quan trọng khác. Bài viết sẽ đi sâu vào cách tận dụng tối đa 100 GB này, đồng thời giới thiệu một số mẹo thực tiễn giúp người dùng duy trì không gian sạch sẽ, gọn gàng và an toàn.

Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp dung lượng, OneDrive còn tích hợp nhiều tính năng thông minh như Files On‑Demand, khả năng đồng bộ đa thiết bị và các công cụ quản lý phiên bản. Khi kết hợp cùng bộ công cụ văn phòng của Microsoft, người dùng có thể làm việc một cách liền mạch trên mọi nền tảng mà không lo lắng về việc mất dữ liệu hoặc giới hạn không gian lưu trữ. Hãy cùng khám phá cách khai thác các tính năng này để biến 100 GB thành một kho lưu trữ hiệu quả và linh hoạt.

OneDrive 100 GB trong gói Microsoft 365: những gì người dùng cần biết

Giới thiệu về dung lượng lưu trữ

OneDrive cung cấp 100 GB dung lượng cho mỗi tài khoản được kích hoạt qua Microsoft 365. Dung lượng này được tính chung cho toàn bộ các tệp tin, bao gồm tài liệu Word, bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint, ảnh, video và các tệp tin được đồng bộ từ các thiết bị di động. Đối với người dùng cá nhân, 100 GB thường đủ để lưu trữ một năm học hoặc một dự án công việc lớn mà không cần phải lo lắng về việc hết không gian.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, 100 GB có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu nội bộ, hợp đồng, và các bản sao lưu quan trọng. Khi dung lượng đạt mức giới hạn, OneDrive sẽ thông báo cho người dùng và đề xuất các hành động như xóa tệp tin không cần thiết hoặc nâng cấp gói lưu trữ.

Cách tối ưu hoá không gian lưu trữ trên OneDrive

Sắp xếp và phân loại file

Việc xây dựng một cấu trúc thư mục hợp lý là bước đầu tiên giúp giảm thiểu rối loạn và dễ dàng quản lý không gian. Người dùng nên tạo các thư mục chính dựa trên mục đích sử dụng (ví dụ: Học tập, Công việc, Gia đình) và sau đó chia nhỏ hơn thành các thư mục con (như Đồ án, Báo cáo, Ảnh sự kiện). Khi các tệp tin được lưu trữ có vị trí rõ ràng, việc tìm kiếm và loại bỏ các tệp không còn sử dụng trở nên nhanh chóng.

Thêm vào đó, việc đặt tên file một cách nhất quán (sử dụng ngày tháng, mô tả ngắn gọn) sẽ hỗ trợ công cụ tìm kiếm nội bộ của OneDrive trong việc lọc và hiển thị kết quả chính xác, giảm thời gian lãng phí khi phải mở từng tệp để kiểm tra nội dung.

Sản phẩm bạn nên cân nhắc mua

Microsoft Office 365 - 1 tài khoản Vĩnh viễn | 15 thiết bị/1 tk | 100GB lưu trữ OneDrive | Kích hoạt theo tk

Giá gốc: 128.000 đ - Giá bán: 99.000 đ (Tiết kiệm: 29.000 đ)

Túi lưu trữ kỹ thuật số MỚI Túi lưu trữ cáp dữ liệu di động hai lớp Túi lưu trữ chống nước Sạc ngân hàng Du lịch Đĩa cứng tổ chức

Giá gốc: 106.967 đ - Giá bán: 83.568 đ (Tiết kiệm: 23.399 đ)

Vali Nhôm Di Động Khóa Cứng 370k Giảm Còn 291k - Lưu Trữ Nhôm Cứng Di Động

Giá gốc: 370.205 đ - Giá bán: 291.500 đ (Tiết kiệm: 78.705 đ)

Túi lưu trữ cáp dữ liệu TAWJOG, Túi lưu trữ kỹ thuật số di động du lịch, Hộp đựng đĩa cứng sạc chống nước hai lớp đa chức năng

Giá gốc: 81.959 đ - Giá bán: 66.096 đ (Tiết kiệm: 15.863 đ)

Sử dụng tính năng Files On‑Demand

Files On‑Demand cho phép người dùng xem và quản lý các tệp trên OneDrive mà không cần tải toàn bộ nội dung về máy. Khi bật tính năng này, các tệp sẽ xuất hiện dưới dạng biểu tượng “đám mây” trong thư mục đồng bộ, chỉ tải về khi người dùng mở hoặc đánh dấu để luôn có sẵn trên thiết bị. Điều này giúp giảm đáng kể không gian ổ cứng địa phương, đồng thời giữ lại dung lượng đám mây cho những tệp quan trọng.

Đối với người dùng có máy tính có ổ cứng hạn chế, việc áp dụng Files On‑Demand là một giải pháp tối ưu. Thêm vào đó, tính năng này còn hỗ trợ việc đồng bộ nhanh hơn vì chỉ những tệp thực sự cần thiết mới được truyền tải qua mạng.

Loại bỏ bản sao trùng lặp và file tạm thời

Trong quá trình làm việc, đặc biệt là khi chia sẻ tài liệu qua email hoặc các nền tảng cộng tác, các bản sao trùng lặp thường xuất hiện. Những tệp này chiếm không gian mà không mang lại giá trị thực tế. OneDrive không tự động phát hiện và xóa các bản sao, do đó người dùng cần thực hiện kiểm tra định kỳ.

Các công cụ quản lý tệp trong Windows hoặc macOS có thể giúp lọc các tệp có cùng tên hoặc kích thước, sau đó người dùng quyết định giữ lại phiên bản mới nhất. Đối với file tạm thời (temp files), chúng thường xuất hiện khi sử dụng các ứng dụng Office và có thể được xóa an toàn sau khi đóng tài liệu.

Áp dụng chính sách tự động xóa

OneDrive cung cấp tùy chọn “Recycle Bin” (Thùng rác) với thời gian lưu trữ tệp đã xóa trong vòng 30 ngày. Người dùng có thể thiết lập quy tắc tự động xóa các tệp trong Thùng rác sau thời gian này để giải phóng không gian. Ngoài ra, nếu có những tệp không truy cập trong một thời gian dài (ví dụ: 6 tháng), người dùng có thể di chuyển chúng vào thư mục “Archive” và bật tính năng “Files On‑Demand” để giữ chúng ở trạng thái chỉ có biểu tượng đám mây.

Việc duy trì thói quen kiểm tra và dọn dẹp Thùng rác định kỳ giúp tránh tình trạng không gian bị “đóng băng” bởi những tệp đã xóa nhưng vẫn chiếm dung lượng.

Một ngày làm việc thực tế với OneDrive 100 GB

Ví dụ cá nhân: sinh viên và dự án nhóm

Giả sử một sinh viên năm cuối đang thực hiện dự án nhóm kéo dài 4 tháng. Nhóm này cần lưu trữ tài liệu nghiên cứu, bản thảo, hình ảnh minh hoạ và video thuyết trình. Với 100 GB, mỗi thành viên có thể chia sẻ một thư mục chung trên OneDrive, đồng thời sử dụng tính năng “Version History” để lưu lại các phiên bản trước của tài liệu. Khi một thành viên chỉnh sửa tài liệu, các thay đổi sẽ được đồng bộ tự động, và các phiên bản cũ sẽ được lưu trữ trong lịch sử, giúp nhóm có thể quay lại nếu cần.

Nhờ Files On‑Demand, các thành viên chỉ tải về những tài liệu cần thiết cho công việc hiện tại, trong khi các tài liệu cũ hơn vẫn tồn tại trên đám mây dưới dạng biểu tượng đám mây, không tốn dung lượng ổ cứng cá nhân. Khi dự án kết thúc, nhóm có thể di chuyển toàn bộ thư mục dự án vào một “Folder Archive” và bật chế độ “Always keep on this device” cho các tệp quan trọng nhất, đồng thời để phần còn lại ở trạng thái đám mây.

Ví dụ doanh nghiệp nhỏ: quản lý tài liệu trên nhiều thiết bị

Trong một doanh nghiệp nhỏ với 10 nhân viên, mỗi người dùng một máy tính cá nhân và một thiết bị di động. Nhóm bán hàng cần lưu trữ hợp đồng, báo giá và tài liệu khách hàng; bộ phận nhân sự lưu trữ hồ sơ nhân viên; bộ phận marketing lưu trữ hình ảnh và video quảng cáo. Tất cả các tài liệu này được lưu trữ trên OneDrive chung, với mỗi người dùng có quyền truy cập phù hợp.

Với tính năng “Sharing Permissions”, quản trị viên có thể đặt quyền “View Only” cho các tài liệu tài chính, trong khi cho phép “Edit” cho các tài liệu marketing. Khi nhân viên di chuyển giữa các thiết bị, OneDrive đồng bộ mọi thay đổi, đảm bảo mọi người luôn làm việc trên phiên bản mới nhất. Nếu một tài liệu không còn sử dụng, nhân viên có thể di chuyển nó vào thư mục “Obsolete” và bật Files On‑Demand để giảm tải cho ổ cứng cá nhân.

Những lưu ý bảo mật khi dùng OneDrive trong môi trường đa thiết bị

Quyền truy cập và chia sẻ an toàn

OneDrive cho phép người dùng chia sẻ tệp hoặc thư mục qua liên kết có thời hạn, hoặc chỉ dành cho những người có tài khoản Microsoft được mời. Khi chia sẻ, người dùng nên kiểm tra lại quyền “Can view” (chỉ xem) hoặc “Can edit” (có thể chỉnh sửa) để tránh việc không mong muốn người khác thay đổi nội dung. Ngoài ra, tính năng “Expiration date” (ngày hết hạn) giúp tự động thu hồi quyền truy cập sau một khoảng thời gian xác định.

Đối với dữ liệu nhạy cảm như hợp đồng hoặc hồ sơ nhân sự, nên sử dụng tính năng “Password protection” (bảo vệ bằng mật khẩu) cho liên kết chia sẻ. Khi người nhận mở liên kết, họ phải nhập mật khẩu đã được thiết lập, tăng cường lớp bảo mật bổ sung.

Xác thực đa yếu tố và kiểm soát phiên đăng nhập

Microsoft 365 hỗ trợ xác thực đa yếu tố (MFA) cho tài khoản, giúp giảm thiểu rủi ro khi tài khoản bị đánh cắp. Khi bật MFA, người dùng phải cung cấp một yếu tố xác thực thứ hai (ví dụ: mã OTP qua điện thoại) mỗi khi đăng nhập trên thiết bị mới. Điều này đặc biệt quan trọng khi người dùng truy cập OneDrive trên máy tính công cộng hoặc thiết bị di động không được quản lý.

Thêm vào đó, trong phần “Security & Privacy” của tài khoản Microsoft, người dùng có thể xem lịch sử đăng nhập, bao gồm thời gian, địa chỉ IP và thiết bị. Khi phát hiện bất thường, người dùng có thể ngay lập tức thay đổi mật khẩu và thu hồi quyền truy cập của các thiết bị không xác định.

Thực hành: các bước thiết lập OneDrive để đạt hiệu quả tối đa

Bước 1: Kích hoạt OneDrive qua tài khoản Microsoft 365

Đầu tiên, đăng nhập vào portal Microsoft 365 bằng tài khoản đã mua gói dịch vụ. Sau khi xác nhận, chọn “OneDrive” trong danh sách các ứng dụng. Khi được yêu cầu, tải và cài đặt ứng dụng OneDrive cho Windows, macOS, iOS hoặc Android tùy theo nhu cầu. Đảm bảo đồng bộ hoá tài khoản với các thiết bị mà bạn sẽ sử dụng thường xuyên.

Bước 2: Cấu hình Files On‑Demand

Mở ứng dụng OneDrive, vào “Settings” → “Preferences” → “Files On‑Demand”. Bật tùy chọn “Save space and download files as you use them”. Khi tính năng này được kích hoạt, các tệp sẽ xuất hiện dưới dạng biểu tượng đám mây và chỉ tải về khi người dùng mở chúng. Người dùng cũng có thể nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Always keep on this device” hoặc “Free up space” để điều chỉnh lưu trữ cục bộ.

Bước 3: Tạo cấu trúc thư mục thông minh

Trong OneDrive, tạo các thư mục chính dựa trên lĩnh vực công việc hoặc sở thích cá nhân. Ví dụ: Giáo dục, Công việc, Giải trí. Bên trong mỗi thư mục, chia nhỏ thành các thư mục con như Giảng bài, Báo cáo, Video. Khi lưu tệp mới, luôn đặt chúng vào đúng thư mục để duy trì sự gọn gàng và dễ dàng quản lý.

Bước 4: Thiết lập quy tắc dọn dẹp tự động

Sử dụng tính năng “Recycle Bin” để quản lý các tệp đã xóa. Thiết lập thời gian lưu trữ tối đa cho Thùng rác (thông thường là 30 ngày). Đồng thời, tạo một thư mục “Archive” và bật Files On‑Demand cho các tệp đã cũ. Khi một tệp không được truy cập trong một thời gian dài (ví dụ: 6 tháng), di chuyển nó vào “Archive” và chọn “Free up space” để giữ lại chỉ biểu tượng đám mây.

Việc thực hiện các bước trên không chỉ giúp người dùng duy trì không gian lưu trữ sạch sẽ mà còn tối ưu hoá hiệu suất làm việc trên nhiều thiết bị. Khi OneDrive được cấu hình đúng cách, 100 GB sẽ trở thành một nguồn tài nguyên linh hoạt, đáp ứng nhu cầu lưu trữ dài hạn mà không gây áp lực về dung lượng.