Những nguyên tắc chia việc để tạo ra thu nhập bền vững trong “Cao thủ chia tiền”

Trong thời đại công việc ngày càng đa dạng và môi trường kinh doanh trở nên phức tạp, việc chia việc một cách khoa học không chỉ giúp giảm tải áp lực cá nhân mà còn tạo nền tảng cho nguồn thu nhập bền vững. Khi mỗi thành viên trong một tổ chức hoặc một dự án hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và cách đóng góp giá trị, năng lực tổng thể sẽ được tối ưu hoá, dẫn đến kết quả tài chính ổn định hơn. Những quan điểm này được đề cập sâu sắc trong cuốn sách “Cao thủ chia tiền – Chia việc, Tiền lớn không đến từ nỗ lực, mà đến từ cách chia”. Bài viết dưới đây sẽ đi vào phân tích các nguyên tắc cơ bản của việc chia việc, đồng thời cung cấp những góc nhìn thực tiễn để người đọc có thể áp dụng trong môi trường làm việc của mình.

Việc chia việc không chỉ là việc phân công công việc một cách ngẫu nhiên mà còn là quá trình cân nhắc kỹ lưỡng về năng lực, sở thích và tiềm năng đóng góp của từng người. Khi các yếu tố này được đưa vào quyết định, mỗi nhiệm vụ sẽ được giao cho người phù hợp nhất, giảm thiểu thời gian lãng phí và tăng khả năng tạo ra giá trị thực. Đối với những ai đang tìm kiếm cách xây dựng mô hình kinh doanh bền vững, việc nắm bắt các nguyên tắc chia việc là một bước quan trọng, không thể bỏ qua.

Hiểu đúng khái niệm “chia việc” trong bối cảnh kinh doanh hiện đại

“Chia việc” thường được hiểu là việc phân phối các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong một tổ chức. Tuy nhiên, trong thực tiễn, khái niệm này còn bao hàm việc xác định các mối liên kết giữa các công việc, cách chúng tương tác và tạo ra giá trị tổng thể. Khi một doanh nghiệp hoặc một nhóm dự án áp dụng phương pháp chia việc một cách có hệ thống, họ không chỉ đơn thuần là “phân chia công việc”, mà còn đang xây dựng một cấu trúc năng lực liên kết chặt chẽ, giúp mỗi phần việc hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.

Trong cuốn “Cao thủ chia tiền”, tác giả nhấn mạnh rằng việc chia việc cần dựa trên “cách chia” chứ không chỉ là “nỗ lực”. Điều này ngụ ý rằng, khi công việc được sắp xếp hợp lý, các nguồn lực sẽ được sử dụng tối ưu, và thu nhập sẽ xuất hiện một cách tự nhiên, không cần phải dựa vào sức lao động cật lực mà là do cấu trúc công việc thông minh.

Nguyên tắc 1: Xác định năng lực và sở thích cá nhân

Đánh giá năng lực thực tế

Trước khi quyết định giao nhiệm vụ, việc đánh giá năng lực thực tế của mỗi thành viên là bước đầu tiên không thể thiếu. Điều này bao gồm việc xem xét các kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, và những thành tựu đã đạt được trong quá khứ. Khi năng lực được xác định rõ ràng, việc giao nhiệm vụ sẽ trở nên chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro thất bại và tăng khả năng hoàn thành đúng thời hạn.

Khám phá sở thích và đam mê

Sở thích cá nhân thường là động lực mạnh mẽ giúp người thực hiện công việc duy trì sự nhiệt huyết và sáng tạo. Khi một nhiệm vụ phù hợp với sở thích, người thực hiện sẽ cảm thấy hứng thú, từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Ví dụ, trong một dự án marketing, người có đam mê với thiết kế đồ họa sẽ được giao nhiệm vụ sáng tạo nội dung hình ảnh, trong khi người thích phân tích dữ liệu sẽ tập trung vào việc đo lường hiệu quả chiến dịch.

• Thực hành: Tổ chức buổi thảo luận nội bộ để mỗi thành viên chia sẻ về năng lực và sở thích, từ đó tạo ra một bản đồ năng lực chi tiết.
• Lợi ích: Giảm thiểu tình trạng “điều chỉnh lại” công việc sau khi đã giao, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Nguyên tắc 2: Phân bổ trách nhiệm dựa trên giá trị gia tăng

Đánh giá tiềm năng tạo ra giá trị

Mỗi công việc đều có mức độ ảnh hưởng khác nhau đến kết quả cuối cùng. Khi xác định trách nhiệm, cần đặt câu hỏi: “Công việc này sẽ tạo ra bao nhiêu giá trị thực tế cho doanh nghiệp?” Công việc mang lại giá trị cao hơn nên được giao cho người có năng lực và kinh nghiệm phù hợp, nhằm tối đa hoá hiệu quả.

Phân loại công việc theo mức độ quan trọng

Phân loại công việc thành ba nhóm: “cốt lõi”, “hỗ trợ” và “phụ trợ”. Nhóm “cốt lõi” là những nhiệm vụ quyết định tới doanh thu, lợi nhuận và sự bền vững; nhóm “hỗ trợ” giúp duy trì hoạt động hàng ngày; nhóm “phụ trợ” thường là các công việc không ảnh hưởng lớn đến kết quả tài chính nhưng vẫn cần thực hiện để hoàn thiện quy trình. Việc phân loại này giúp nhà quản lý ưu tiên nguồn lực cho những công việc quan trọng nhất.

• Ví dụ: Trong một cửa hàng online, việc quản lý tồn kho và tối ưu hoá chi phí vận chuyển thuộc nhóm “cốt lõi” vì chúng ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận. Công việc trả lời khách hàng qua email có thể được xếp vào nhóm “hỗ trợ”.
• Cách thực hiện: Sử dụng ma trận Eisenhower (khẩn cấp – quan trọng) để xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ.

Nguyên tắc 3: Thiết lập quy trình giao tiếp và kiểm soát

Giao tiếp rõ ràng, định kỳ

Quy trình chia việc không thể tách rời khỏi cơ chế giao tiếp. Khi nhiệm vụ được giao, cần có một bản mô tả chi tiết bao gồm mục tiêu, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian hoàn thành và người chịu trách nhiệm giám sát. Định kỳ cập nhật tiến độ và phản hồi giúp phát hiện sớm các vấn đề, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời.

Kiểm soát kết quả thông qua các chỉ số thực tế

Không cần đưa ra những lời hứa chắc chắn về lợi nhuận, nhưng việc thiết lập các chỉ số đo lường (KPI) giúp đánh giá mức độ hoàn thành và giá trị thực tế của mỗi công việc. Các chỉ số này không chỉ là công cụ kiểm soát mà còn là cơ sở để điều chỉnh lại phân công công việc nếu cần.

• Thực tiễn: Đối với một dự án phát triển phần mềm, các chỉ số có thể bao gồm số lượng tính năng hoàn thành, thời gian phản hồi lỗi và mức độ hài lòng của người dùng nội bộ.
• Lợi ích: Tạo ra môi trường làm việc minh bạch, giảm thiểu hiểu lầm và tăng tính chủ động của từng thành viên.

Nguyên tắc 4: Đánh giá và điều chỉnh liên tục

Phản hồi sau mỗi giai đoạn

Không có quy trình chia việc nào hoàn hảo ngay từ đầu. Do đó, sau mỗi giai đoạn thực hiện, cần thu thập phản hồi từ người thực hiện và người giám sát để nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu. Những thông tin này sẽ là cơ sở để cải tiến cách phân công trong các dự án tiếp theo.

Thích nghi với thay đổi môi trường

Thị trường và nhu cầu khách hàng luôn biến đổi, do đó cấu trúc công việc cũng cần được điều chỉnh linh hoạt. Khi có sự thay đổi về chiến lược kinh doanh, đội ngũ cần xem xét lại cách chia việc để đảm bảo các nguồn lực vẫn tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất.

• Ví dụ thực tế: Khi một doanh nghiệp mở rộng sang kênh bán hàng mới, có thể cần tạo ra vị trí “quản lý kênh mới” và chuyển một số nhiệm vụ từ bộ phận hiện tại sang bộ phận mới để đáp ứng nhu cầu.
• Công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để ghi lại lịch sử phân công, tiến độ và các ghi chú phản hồi, giúp quá trình điều chỉnh trở nên có hệ thống.

Tầm quan trọng của văn hoá chia sẻ trong doanh nghiệp

Một môi trường mà các thành viên sẵn sàng chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và cả thất bại sẽ tạo điều kiện cho việc chia việc trở nên hiệu quả hơn. Khi thông tin được lan tỏa, người thực hiện mới có thể học hỏi, cải thiện kỹ năng và nâng cao giá trị đóng góp. Văn hoá chia sẻ còn giúp giảm bớt sự phụ thuộc vào cá nhân, tránh hiện tượng “điểm nghẽn” khi một người duy nhất chịu trách nhiệm quan trọng.

Trong “Cao thủ chia tiền”, tác giả cũng nhấn mạnh rằng việc chia việc không phải là một hành động tách rời mà là một phần của quá trình xây dựng cộng đồng làm việc, nơi mỗi người đều cảm nhận được giá trị của mình và đồng thời đóng góp vào bức tranh lớn hơn. Khi mọi người hiểu và chấp nhận vai trò của mình, thu nhập bền vững sẽ không còn là mục tiêu xa vời mà trở thành kết quả tự nhiên của một hệ thống hoạt động đồng bộ.

Câu hỏi để tự kiểm tra cách chia việc hiện tại

• Bạn đã xác định rõ năng lực và sở thích của từng thành viên chưa?
• Các nhiệm vụ được phân loại dựa trên mức độ tạo ra giá trị thực tế cho doanh nghiệp chưa?
• Quy trình giao tiếp và báo cáo tiến độ có được thiết lập rõ ràng không?
• Bạn có thường xuyên thu thập phản hồi và điều chỉnh lại cách chia việc không?
• Văn hoá chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm có được khuyến khích trong tổ chức của bạn?

Những câu hỏi này không chỉ giúp bạn đánh giá hiện trạng mà còn mở ra những hướng cải tiến cụ thể. Khi trả lời một cách trung thực, bạn sẽ nhận ra những khoảng trống trong quy trình chia việc và có thể bắt đầu thực hiện các bước điều chỉnh.

Nhìn chung, việc áp dụng các nguyên tắc chia việc một cách có hệ thống không chỉ giúp tối ưu hoá nguồn lực mà còn tạo nền tảng cho thu nhập bền vững. Những quan sát và thực tiễn được nêu ra ở trên, dựa trên những quan điểm trong cuốn “Cao thủ chia tiền”, cung cấp một khung tham chiếu thực tiễn cho bất kỳ ai mong muốn xây dựng một mô hình kinh doanh hoặc dự án làm việc hiệu quả hơn. Khi mỗi thành viên hiểu rõ vai trò và đóng góp của mình, giá trị tổng thể sẽ được nâng cao, và nguồn thu nhập sẽ theo đó mà phát triển một cách ổn định và bền vững.