Những chi tiết mà người sợ số thường bỏ qua khi cố gắng hiểu tài chính doanh nghiệp trong giai đoạn sinh tồn

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với giai đoạn “sinh tồn” – thời kỳ mà mọi quyết định tài chính đều có thể quyết định sự sống còn. Tuy nhiên, không ít người quản lý và chủ doanh nghiệp lại “sợ số”, nghĩa là họ cảm thấy bất an, không thoải mái khi phải xử lý các con số tài chính phức tạp. Điều này khiến họ bỏ qua một số chi tiết quan trọng, làm giảm hiệu quả quản lý và tăng nguy cơ thất bại. Bài viết sẽ đi sâu phân tích những khía cạnh thường bị lãng quên, kèm theo những gợi ý thực tế giúp người “sợ số” có thể vượt qua rào cản và hiểu rõ hơn về tài chính doanh nghiệp trong giai đoạn sinh tồn.

Những chi tiết mà người sợ số thường bỏ qua khi cố gắng hiểu tài chính doanh nghiệp trong giai đoạn sinh tồn

1. Đánh giá dòng tiền thực tế hơn là chỉ nhìn vào doanh thu

Trong thời kỳ khó khăn, doanh thu giảm thường là vấn đề được đưa lên đầu tiên. Tuy nhiên, điểm quan trọng hơn là khả năng doanh nghiệp duy trì dòng tiền dương để chi trả các chi phí cố định và biến đổi. Nhiều người sợ số chỉ tập trung vào số liệu bán hàng, bỏ qua dòng tiền thuần (cash flow) – một trong những chỉ số quyết định khả năng sinh tồn.

Để tránh nhầm lẫn, hãy thực hiện các bước sau:

• Ghi nhận đầy đủ tất cả các khoản thu nhập và chi tiêu trong vòng 30 ngày gần nhất.
• Phân loại chi phí cố định (tiền thuê, lương nhân viên, chi phí vận hành) và chi phí biến đổi (nguyên vật liệu, chi phí marketing).
• Dự báo dòng tiền cho 3-6 tháng tới dựa trên các kịch bản tốt, trung và xấu.

Việc này không chỉ giúp bạn nhìn rõ hơn về khả năng thanh khoản mà còn tạo cơ sở để đưa ra quyết định cắt giảm hay tái cấu trúc tài chính một cách hợp lý.

2. Chi phí cơ hội – một khái niệm không nên bỏ qua

Chi phí cơ hội thường bị nhắc tới trong kinh tế học nhưng ít được doanh nghiệp thực tiễn chú ý, đặc biệt là những người không thích làm việc với con số. Đây là giá trị tiềm năng bị mất khi quyết định sử dụng nguồn lực cho một hoạt động thay vì hoạt động khác.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp quyết định đầu tư vào một dự án mới trong giai đoạn sinh tồn, chi phí cơ hội có thể là việc bỏ lỡ cơ hội giảm chi phí hoặc duy trì hoạt động hiện tại để ổn định doanh thu. Đánh giá chi phí này giúp tránh “đổ tiền” vào các dự án không thực sự cần thiết trong thời kỳ khó khăn.

Các bước để xác định chi phí cơ hội:

• Liệt kê các lựa chọn chiến lược hiện có.
• Ước tính lợi nhuận tiềm năng và rủi ro của mỗi lựa chọn.
• So sánh lợi ích thực tế so với những gì có thể đạt được nếu chọn hướng đi khác.

3. Phân tích cấu trúc chi phí – không phải mọi chi phí đều bằng nhau

Trong giai đoạn sinh tồn, việc hiểu rõ cấu trúc chi phí của doanh nghiệp là điều tối quan trọng. Nhiều người “sợ số” thường coi toàn bộ chi phí là một khối đơn, không phân biệt mức độ ảnh hưởng và khả năng cắt giảm.

Hãy chia chi phí thành ba loại chính:

• Chi phí cố định: Không phụ thuộc vào mức độ sản xuất hay bán hàng (thuê mặt bằng, tiền bảo trì máy móc). Đây là những chi phí khó cắt giảm nhanh chóng.
• Chi phí biến đổi: Thay đổi tỷ lệ theo sản lượng (nguyên liệu, chi phí giao hàng). Có thể giảm bằng cách điều chỉnh sản lượng hoặc thương lượng lại với nhà cung cấp.
• Chi phí bán hàng & marketing: Thường có tính linh hoạt cao và có thể tạm ngừng hoặc điều chỉnh mức độ chi tiêu.

Việc xác định chi phí ở mức độ chi tiết sẽ giúp bạn tập trung vào các mục tiêu cắt giảm có hiệu quả ngay lập tức, đồng thời duy trì những khoản chi thiết yếu cho hoạt động cốt lõi.

4. Quản lý công nợ và tiền vay – không chỉ là trả nợ

Trong thời gian doanh thu giảm, công nợ phải thu và tiền vay ngân hàng trở thành những yếu tố quan trọng quyết định khả năng lưu thông tiền mặt. Người “sợ số” thường chỉ chú ý vào việc trả nợ mà quên đi việc đàm phán thời hạn và tái cấu trúc nợ.

Đây là những chiến lược cần cân nhắc:

• Liên hệ ngay với các nhà cung cấp để kéoXem các sản phẩm Kéo dài thời hạn thanh toán (payable terms).
• Thảo luận với ngân hàng về việc gia hạn hoặc giảm lãi suất ngắn hạn.
• Áp dụng chính sách thu hồi công nợ nhanh hơn, chẳng hạn như chiết khấu thanh toán sớm.

Những biện pháp này không chỉ giúp giảm áp lực dòng tiền mà còn tạo thời gian để doanh nghiệp tái cấu trúc hoạt động mà không bị “ngập chảy” trong các khoản nợ chưa trả.

5. Đánh giá rủi ro và chuẩn bị kế hoạch dự phòng

Rủi ro tài chính không chỉ đến từ phía khách hàng không thanh toán, mà còn từ các yếu tố bên ngoài như thay đổi chính sách thuế, lãi suất, hoặc biến động thị trường. Đối với người sợ số, việc lập kế hoạch dự phòng (contingency plan) thường bị xem nhẹ vì cảm giác khó khăn trong việc dự đoán số liệu.

Ba bước cơ bản để chuẩn bị kế hoạch dự phòng:

• Liệt kê các rủi ro tiềm năng và xác định mức độ ảnh hưởng (cao, trung, thấp).
• Thiết lập một khoản dự trữ (reserve fund) tương đương ít nhất 3 tháng chi phí cố định.
• Định kỳ cập nhật và điều chỉnh kế hoạch dự phòng dựa trên thực tế diễn biến tài chính.

Kế hoạch dự phòng không chỉ là “tiền dự phòng” mà còn bao gồm các quyết định chiến lược như giảm biên độ nợ, tạm dừng dự án không cấp thiết hoặc thậm chí là tái thương thảo các hợp đồng dài hạn.

6. Tầm quan trọng của kiến thức tài chính cơ bản – Bước đầu cho người sợ số

Cuối cùng, để không bỏ qua những chi tiết trên, người sợ số cần đầu tư thời gian vào học hỏi kiến thức tài chính. Sự hiểu biết căn bản về báo cáo tài chính, cách đọc và phân tích Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lợi nhuận và Dòng tiền sẽ giúp họ tự tin hơn khi đưa ra quyết định.

Trong bối cảnh đó, cuốn Sách - Tài chính dành cho người sợ số - Thực sự hiểu về tài chính doanh nghiệp trong giai đoạn sinh tồn (giá bán lẻ 405.900 VND, đang được giảm còn 330.000 VND) cung cấp những kiến thức thiết thực, dễ hiểu, giúp người đọc làm quen nhanh chóng với các chỉ số tài chính quan trọng, từ đó có thể áp dụng ngay vào thực tiễn doanh nghiệp của mình. Bạn có thể khám phá thêm và mua sách qua đường link này. Sách không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn đưa ra các mẫu bảng tính, ví dụ thực tế, và danh sách các câu hỏi tự đánh giá giúp bạn kiểm tra mức độ hiểu biết của mình theo từng chương.

Việc trang bị kiến thức cơ bản sẽ là “cây cầu” kết nối giữa sự lo lắng về con số và khả năng đưa ra quyết định chiến lược. Khi nắm được nền tảng, bạn sẽ không còn cảm thấy “sợ số” mà sẽ có cảm giác kiểm soát và chuẩn bị tốt hơn cho mọi tình huống.

7. Thực hành và đánh giá định kỳ – Bảo đảm tiến bộ bền vững

Hiểu lý thuyết và áp dụng một lần chưa đủ để duy trì sự ổn định tài chính trong giai đoạn sinh tồn. Điều quan trọng là thực hành đều đặn và đánh giá kết quả một cách có hệ thống.

Những bước hành động thực tế bao gồm:

• Thiết lập báo cáo tài chính ngắn hạn (hàng tuần hoặc hàng tháng) để theo dõi dòng tiền và biến động chi phí.
• Sử dụng phần mềm kế toán đơn giản hoặc bảng tính Excel để tự động hoá quá trình ghi chép và phân tích.
• Đặt ra các chỉ tiêu KPI tài chính (ví dụ: tỷ lệ thanh khoản, vòng quay tồn kho) và so sánh với mục tiêu đề ra.
• Đánh giá kết quả mỗi quý, xác định những điểm mạnh, điểm yếu và lên kế hoạch cải thiện.

Thói quen này không chỉ giúp bạn nắm bắt kịp thời các vấn đề phát sinh mà còn tạo nên một môi trường tài chính minh bạch, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

8. Khi nào cần nhờ đến chuyên gia tài chính?

Trong quá trình tự học và tự quản lý, vẫn có những lúc mà kiến thức cá nhân chưa đủ để giải quyết những thách thức phức tạp. Khi các dấu hiệu sau xuất hiện, bạn nên cân nhắc tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên môn:

• Không thể duy trì dòng tiền dương kéo dài hơn ba tháng.
• Khó khăn trong việc đàm phán lại các khoản vay hoặc tái cấu trúc nợ.
• Không chắc chắn về việc định giá tài sản, cổ phần doanh nghiệp.
• Gặp rủi ro pháp lý hoặc thuế quan trọng cần chuyên gia tư vấn.

Hợp tác với kế toán hoặc chuyên gia tài chính có thể giúp bạn chuẩn bị báo cáo tài chính chính xác hơn, xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và đưa ra các đề xuất tối ưu dựa trên phân tích dữ liệu thực tế.

Nhìn chung, việc vượt qua nỗi sợ số không phải là một hành trình ngắn ngủi, mà đòi hỏi sự kiên nhẫn, đầu tư thời gian vào học tập và thực hành. Khi bạn nắm bắt được các chi tiết quan trọng như dòng tiền thực tế, chi phí cơ hội, cấu trúc chi phí, quản lý công nợ, rủi ro và chuẩn bị kế hoạch dự phòng, khả năng sinh tồn và phát triển của doanh nghiệp sẽ được củng cố vững chắc hơn.