Khi dự án khởi nghiệp gặp bế tắc, các nhà sáng lập thường bỏ qua yếu tố nào trong việc xây dựng chiến lược tài chính?

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một dự án khởi nghiệp đầy hứa hẹn lại chững lại giữa chừng, dù đã có đội ngũ nhiệt huyết và sản phẩm đang dần hoàn thiện? Câu trả lời thường không nằm ở công nghệ hay thị trường, mà ẩn sâu trong cách các nhà sáng lập xây dựng chiến lược tài chính. Khi một yếu tố then chốt bị bỏ qua, những quyết định nhỏ có thể tạo ra hiệu ứng domino, kéoXem các sản phẩm Kéo dài thời gian bế tắc và làm giảm khả năng sinh tồn của công ty.

Trước khi dự án khởi nghiệp cất cánh – những giả định tài chính thường gặp

Giai đoạn chuẩn bị thường được mô tả bằng những buổi họp brainstorming, lập kế hoạch sản phẩm, và viết bản mô tả dự án. Trong khoảnh khắc này, các nhà sáng lập thường tập trung vào việc xác định thị trường mục tiêu, xây dựng MVP (Minimum Viable Product) và lên kế hoạch marketing. Tuy nhiên, một yếu tố tài chính lại thường bị lờ đi: đánh giá chi phí cố định và biến đổi trong dài hạn. Nhiều người cho rằng chi phí sẽ ổn định hoặc tăng nhẹ, trong khi thực tế, chi phí thuê văn phòng, dịch vụ đám mây, và chi phí nhân sự có thể biến động mạnh mẽ tùy thuộc vào mùa vụ, thay đổi luật pháp, hoặc thậm chí là xu hướng làm việc từ xa.

Đặt bối cảnh cụ thể, hãy tưởng tượng một startup công nghệ ở Hà Nội vào mùa mưa kéo dài. Khi mưa, nhu cầu sử dụng dịch vụ internet tăng lên, nhưng đồng thời chi phí băng thông và bảo trì máy chủ cũng tăng. Nếu không tính toán trước những biến động này, ngân sách sẽ bị “rò rỉ” mà không hề nhận ra, dẫn đến việc phải cắt giảm ngân sách ở những hạng mục quan trọng như phát triển tính năng mới.

Hiệu ứng domino bắt đầu hiện ra khi chi phí bất ngờ này làm giảm nguồn tiền lưu động. Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp bị trễ, đội ngũ phát triển phải làm việc ngoài giờ mà không được trả thêm, và tinh thần làm việc dần sụt giảm. Khi nguồn tiền lưu động giảm, quyết định đầu tư vào quảng cáo hoặc mở rộng thị trường trở nên khó khăn, và vòng quay của “thiếu tiền – giảm hoạt động – mất cơ hội” bắt đầu diễn ra.

Những dấu hiệu cảnh báo sớm

• Chi phí thuê văn phòng hoặc không gian làm việc tăng đột biến so với dự toán.
• Giá dịch vụ đám mây hoặc phần mềm SaaS thay đổi theo mô hình dùng-thêm-chi phí.
• Nhân sự tạm thời (freelancer) chuyển sang mức lương cố định vì dự án kéo dài.
• Chi phí vận hành hàng tháng vượt quá 30% ngân sách dự kiến.

Một ví dụ thực tế: một công ty fintech mới thành lập ở Đà Nẵng đã tính toán chi phí vận hành hàng tháng ở mức 200 triệu đồng, dựa trên việc sử dụng gói máy chủ cơ bản. Khi số lượng người dùng tăng nhanh trong ba tháng đầu, họ phải nâng cấp lên gói cao cấp, chi phí tăng lên 350 triệu đồng. Vì không dự trù cho kịch bản này, họ đã phải vay ngắn hạn với lãi suất cao, làm tăng áp lực tài chính trong giai đoạn quan trọng nhất của dự án.

Trong khi dự án đang thực thi – dấu hiệu bế tắc và hệ quả tài chính

Khi sản phẩm đã ra mắt phiên bản beta và người dùng bắt đầu phản hồi, các nhà sáng lập thường tập trung vào việc cải tiến tính năng và thu thập dữ liệu. Ở giai đoạn này, yếu tố tài chính bị bỏ qua thường là kế hoạch dự phòng cho dòng tiền (cash flow reserve). Nhiều startup tin rằng doanh thu sẽ tăng ngay lập tức sau khi ra mắt, nhưng thực tế, thời gian chuyển đổi từ người dùng thử sang người dùng trả phí thường kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.

Trong bối cảnh thị trường Việt Nam, thói quen tiêu dùng trực tuyến vẫn còn phụ thuộc vào các chương trình khuyến mãi và các nền tảng thanh toán trung gian. Khi các nhà sáng lập không dự trù đủ quỹ dự phòng, họ phải đối mặt với việc không đủ tiền chi trả cho các khoản chi cố định như lương nhân viên, thuế, và phí dịch vụ ngân hàng. Khi dòng tiền bị gián đoạn, các nhà đầu tư thường yêu cầu cập nhật kế hoạch tài chính, và nếu không đáp ứng được, họ có thể rút vốn hoặc giảm mức đầu tư.

Hiệu ứng domino tiếp tục lan tỏa: thiếu tiền trả lương khiến nhân viên cảm thấy bất an, dẫn đến giảm năng suất và tăng tỷ lệ nghỉ việc. Khi đội ngũ giảm, tiến độ phát triển sản phẩm chậm lại, khách hàng phản hồi tiêu cực, và doanh thu dự kiến giảm sâu hơn nữa. Vòng lặp này khiến dự án rơi vào “bế tắc tài chính” mà không có lối thoát nhanh chóng.

Những tình huống thực tiễn phản ánh hiện tượng này

• Startup giáo dục trực tuyến không dự trù chi phí bản quyền nội dung, khiến phí bản quyền tăng 40% trong một năm.
• Công ty logistics bỏ qua chi phí bảo hiểm hàng hoá, khi một vụ mất mát xảy ra, phải chi trả trực tiếp.
• Ứng dụng di động tăng chi phí quảng cáo để duy trì mức tăng người dùng, nhưng không có quỹ dự phòng để duy trì chiến dịch dài hạn.

Trong một câu chuyện thực tế, một nhóm sáng lập công ty công nghệ sinh học ở TP.HCM đã đầu tư mạnh vào thiết bị thí nghiệm mà không dự trù chi phí bảo trì. Khi thiết bị hỏng, họ phải tạm dừng dự án trong ba tháng để tìm nguồn tài trợ mới, kéo dài thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và làm mất đi lợi thế cạnh tranh.

Sau khi vượt qua bế tắc – những bài học rút ra và cách nhìn nhận lại chiến lược tài chính

Sau khi dự án đã trải qua giai đoạn khó khăn, các nhà sáng lập thường nhìn lại và nhận ra rằng yếu tố tài chính đã bị xem nhẹ trong suốt quá trình. Việc đánh giá lại cấu trúc chi phí và thiết lập quỹ dự phòng trở thành một bước quan trọng để ngăn chặn những vòng lặp tài chính tiêu cực trong tương lai. Khi nhìn vào bối cảnh thực tế, chẳng hạn như thời tiết mùa mưa kéo dài khiến nhu cầu sử dụng dịch vụ internet tăng, hoặc biến động lãi suất ngân hàng, các nhà sáng lập có thể xây dựng các kịch bản tài chính linh hoạt hơn.

Hệ quả domino của việc bỏ qua quỹ dự phòng không chỉ dừng lại ở việc giảm tốc độ phát triển sản phẩm, mà còn ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu và khả năng thu hút nhà đầu tư mới. Khi nhà đầu tư thấy rằng công ty đã học được cách quản lý rủi ro tài chính, họ sẽ có xu hướng tin tưởng hơn và sẵn sàng hỗ trợ trong các vòng gọi vốn tiếp theo.

Trong một môi trường khởi nghiệp năng động như Việt Nam, việc đưa vào chiến lược tài chính một kế hoạch dự phòng đa kịch bản không chỉ là một công cụ bảo vệ mà còn là một yếu tố tạo lợi thế cạnh tranh. Khi một startup có thể duy trì hoạt động ổn định trong những thời điểm khó khăn, họ sẽ có thời gian để tập trung vào việc cải tiến sản phẩm và mở rộng thị trường, thay vì phải lo lắng về việc thanh toán các khoản chi cố định.

Một số hướng tiếp cận thực tiễn

• Thiết lập quỹ dự phòng tương đương 3–6 tháng chi phí cố định.
• Thường xuyên cập nhật dự báo dòng tiền dựa trên dữ liệu thực tế.
• Phân tích kịch bản “tệ nhất” và chuẩn bị các nguồn tài trợ linh hoạt.
• Đánh giá lại chi phí cố định sau mỗi chu kỳ tài chính để giảm thiểu lãng phí.
• Sử dụng công cụ quản lý tài chính đơn giản để theo dõi biến động chi phí.

Cuối cùng, khi quay lại câu hỏi mở đầu, có thể thấy rằng yếu tố thường bị bỏ qua không phải là “cách thu hút khách hàng” hay “công nghệ mới”, mà chính là quỹ dự phòng và dự báo chi phí dài hạn. Khi các nhà sáng lập nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố này, họ sẽ có khả năng dự đoán và giảm thiểu những tác động domino tiêu cực, giữ cho dự án khởi nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững.