Trong môi trường kinh doanh hiện nay, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ, việc tối ưu hoá nguồn lực và phân bổ công việc một cách hợp lý luôn là thách thức lớn. Khi nguồn lực tài chính hạn chế, cách mà mỗi thành viên trong đội ngũ thực hiện nhiệm vụ sẽ quyết định mức độ thành công của cả doanh nghiệp. Phương pháp chia việc mà “Cao thủ chia tiền” đề xuất không chỉ là một chiến lược tài chính, mà còn là một lối suy nghĩ về cách tổ chức công việc để tạo ra giá trị tối đa. Bài viết sẽ đi sâu vào những câu chuyện thực tế, minh hoạ cách áp dụng những nguyên tắc này trong một doanh nghiệp nhỏ, giúp người đọc hình dung rõ hơn về lợi ích thực tiễn.

Nguyên tắc cốt lõi của phương pháp chia việc

Phương pháp “Cao thủ chia tiền” dựa trên ba nguyên tắc nền tảng: định vị vai trò, định mức công việc và định giá đóng góp. Định vị vai trò yêu cầu mỗi người trong tổ chức phải hiểu rõ vị trí và trách nhiệm của mình. Định mức công việc liên quan đến việc xác định khối lượng và độ khó của từng nhiệm vụ, từ đó thiết lập tiêu chuẩn thực hiện. Cuối cùng, định giá đóng góp là quá trình đánh giá giá trị thực tế mà mỗi cá nhân tạo ra, không chỉ dựa trên thời gian mà còn dựa trên chất lượng và hiệu quả.

Định vị vai trò – từ “ai làm gì” đến “ai chịu trách nhiệm”

Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, vai trò thường bị mơ hồ vì thiếu một khung phân công rõ ràng. Khi các công việc được chia một cách ngẫu nhiên, nhân viên dễ rơi vào tình trạng “điều hòa” – làm vừa đủ để tránh trách nhiệm. Áp dụng nguyên tắc định vị vai trò, người quản lý cần xác định rõ ràng mỗi vị trí: ví dụ, trong một cửa hàng sách online, vị trí “quản lý nội dung” sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch xuất bản, trong khi “chuyên viên marketing” sẽ tập trung vào việc thu hút khách hàng qua các kênh truyền thông.

Định mức công việc – chuẩn hoá quy trình

Định mức công việc giúp tạo ra một tiêu chuẩn để đo lường hiệu suất. Khi một quy trình được chuẩn hoá, mọi người có thể so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đề ra. Ví dụ, một công việc nhập dữ liệu sản phẩm vào hệ thống có thể được định mức là “hoàn thành 50 sản phẩm trong một giờ”. Nhân viên biết được mức độ mong đợi sẽ có động lực cải thiện và giảm thiểu sai sót.

Định giá đóng góp – đánh giá dựa trên giá trị thực

Thay vì dựa vào “số giờ làm việc” để đánh giá, phương pháp này khuyến khích đo lường dựa trên “giá trị tạo ra”. Một nhân viên bán hàng có thể đạt doanh thu 10 triệu đồng trong một tuần, nhưng nếu họ đồng thời thu thập được 200 khách hàng tiềm năng cho bộ phận marketing, giá trị của họ sẽ được tính cao hơn so với chỉ số doanh thu. Việc này giúp doanh nghiệp nhìn nhận đúng mức đóng góp thực sự và tạo động lực cho nhân viên tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị lớn nhất.

Hình ảnh sản phẩm Sách Cao thủ chia tiền - Chia việc, Tiền lớn không đến từ nỗ lực, mà đến từ cách chia — Hình ảnh: Sách Cao thủ chia tiền - Chia việc, Tiền lớn không đến từ nỗ lực, mà đến từ cách chia - Xem sản phẩm

Cách thực hiện chia việc trong doanh nghiệp nhỏ

Áp dụng phương pháp chia việc không đòi hỏi một hệ thống công nghệ phức tạp, mà chủ yếu dựa vào sự minh bạch và sự đồng thuận nội bộ. Dưới đây là quy trình thực tiễn mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Đánh giá lại cấu trúc hiện tại – Liệt kê các vị trí, mô tả ngắn gọn công việc và xác định những chỗ còn chồng chéo.
Bước 2: Xác định mục tiêu kinh doanh ngắn hạn – Mục tiêu có thể là tăng doanh thu, mở rộng danh mục sản phẩm, hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Bước 3: Phân bổ công việc theo năng lực – Dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm, gán từng nhiệm vụ cho người phù hợp, đồng thời ghi rõ tiêu chuẩn hoàn thành.
Bước 4: Thiết lập hệ thống đo lường – Sử dụng các chỉ số KPI đơn giản (số lượng đơn hàng, thời gian phản hồi, tỉ lệ chuyển đổi) để theo dõi tiến độ.
Bước 5: Đánh giá định kỳ và điều chỉnh – Họp hàng tuần hoặc hàng tháng để xem xét kết quả, nhận phản hồi và điều chỉnh lại vai trò nếu cần.

Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí thời gian mà còn tạo ra một môi trường làm việc công bằng, nơi mỗi người biết được mình đang đóng góp như thế nào.

Ví dụ thực tế: Cửa hàng sách online “Sách Thư Giãn”

“Sách Thư Giãn” là một doanh nghiệp nhỏ hoạt động trên nền tảng thương mại điện tử, chuyên bán các đầu sách tiếng Việt về kinh doanh và phát triển bản thân. Trước khi áp dụng phương pháp chia việc, cửa hàng gặp phải các vấn đề như nhân viên bán hàng và marketing làm việc chồng chéo, dữ liệu sản phẩm không đồng bộ, và thời gian xử lý đơn hàng kéo dài.

Định vị vai trò

Ban lãnh đạo quyết định tách rõ ba vị trí chính: Quản lý nội dung, Chuyên viên marketing và Nhân viên xử lý đơn hàng. Mỗi vị trí được mô tả chi tiết, ví dụ: Quản lý nội dung chịu trách nhiệm lên kế hoạch xuất bản 5 cuốn sách mỗi tháng, đồng thời cập nhật mô tả sản phẩm trên website.

Định mức công việc

Đối với Chuyên viên marketing, tiêu chuẩn là “tăng 10% lưu lượng truy cập từ các kênh xã hội mỗi tháng” và “tạo ít nhất 3 chiến dịch quảng cáo trả phí”. Đối với Nhân viên xử lý đơn hàng, mục tiêu là “xử lý 30 đơn hàng trong một ngày, thời gian giao hàng không quá 48 giờ”. Các tiêu chuẩn này được ghi lại trong tài liệu nội bộ và chia sẻ với toàn bộ đội ngũ.

Định giá đóng góp

Trong một tháng, chuyên viên marketing đã thực hiện 4 chiến dịch, trong đó 2 chiến dịch mang lại 15% tăng trưởng doanh thu so với tháng trước. Nhân viên xử lý đơn hàng duy trì mức độ hoàn thành 95% đơn hàng đúng thời gian. Khi đánh giá, ban lãnh đạo không chỉ dựa vào số lượng đơn hàng mà còn xem xét “tác động” của các chiến dịch marketing tới doanh thu, từ đó đưa ra mức thưởng công bằng hơn.

Kết quả sau 3 tháng áp dụng: thời gian xử lý đơn hàng giảm 20%, doanh thu tăng 12% và mức độ hài lòng của khách hàng được cải thiện đáng kể. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc chia việc theo nguyên tắc “Cao thủ chia tiền” không chỉ giúp tăng hiệu suất mà còn nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

Những thách thức thường gặp khi áp dụng phương pháp chia việc

Mặc dù lợi ích rõ ràng, quá trình chuyển đổi sang mô hình chia việc cũng gặp phải một số khó khăn. Nhận diện và chuẩn bị giải pháp cho những thách thức này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thành công.

Kháng cự từ nhân viên – Khi vai trò được định vị lại, một số nhân viên có thể cảm thấy mất quyền tự quyết hoặc lo ngại về khả năng đáp ứng tiêu chuẩn mới. Giải pháp là giao tiếp minh bạch và cung cấp đào tạo ngắn hạn để nâng cao kỹ năng.
Thiếu dữ liệu để định mức – Do doanh nghiệp nhỏ thường chưa có hệ thống báo cáo chi tiết, việc xác định mức chuẩn có thể khó khăn. Trong giai đoạn đầu, đặt mục tiêu thử nghiệm và điều chỉnh dựa trên kết quả thực tế sẽ hiệu quả hơn.
Quá tải công việc cho một vị trí – Khi phân công lại, có thể xuất hiện trường hợp một người phải chịu nhiều nhiệm vụ hơn mức khả năng. Cách giải quyết là đánh giá lại khối lượng công việc và nếu cần, tuyển thêm nhân sự hoặc chuyển giao một phần công việc cho các thành viên khác.
Thiếu công cụ hỗ trợ – Dù không cần phần mềm phức tạp, nhưng một công cụ quản lý công việc đơn giản (ví dụ: bảng tính Google) sẽ giúp theo dõi tiến độ và KPI. Đầu tư thời gian để thiết lập công cụ này sẽ giảm bớt gánh nặng quản lý.

Những thách thức trên không phải là rào cản không thể vượt qua; chúng chỉ là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần có một kế hoạch triển khai chi tiết và linh hoạt.

Bài học rút ra cho các doanh nghiệp nhỏ

Qua quá trình áp dụng, các doanh nghiệp có thể rút ra một số nguyên tắc quan trọng:

Minh bạch trong phân công – Khi mỗi người biết rõ vai trò và tiêu chuẩn, sự chồng chéo và lãng phí tài nguyên sẽ giảm đáng kể.
Tập trung vào giá trị thực – Đánh giá dựa trên kết quả mang lại cho doanh nghiệp, thay vì chỉ dựa vào thời gian làm việc, giúp tạo động lực cho nhân viên tập trung vào các hoạt động có tác động lớn.
Đánh giá và điều chỉnh liên tục – Môi trường kinh doanh luôn biến đổi; việc cập nhật lại vai trò, tiêu chuẩn và KPI theo chu kỳ sẽ giữ cho doanh nghiệp luôn thích nghi.
Đào tạo và phát triển kỹ năng – Khi vai trò mới được xác định, cung cấp đào tạo ngắn hạn giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt yêu cầu và giảm thiểu áp lực.
Sử dụng công cụ hỗ trợ đơn giản – Một hệ thống quản lý công việc cơ bản đủ để ghi lại tiến độ, phản hồi và kết quả, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định.

Áp dụng phương pháp chia việc không phải là một giải pháp “một lần duy nhất” mà là một quá trình liên tục của việc quan sát, đo lường và cải tiến. Khi doanh nghiệp nhỏ hiểu và thực hiện đúng các nguyên tắc, họ sẽ thấy được sự thay đổi tích cực trong hiệu suất làm việc, tinh thần đội ngũ và cuối cùng là kết quả kinh doanh.

Việc chia việc một cách hợp lý, dựa trên giá trị thực, đã được chứng minh qua các câu chuyện thực tế như “Sách Thư Giãn”. Các doanh nghiệp khác, dù trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ hay công nghệ, cũng có thể tham khảo mô hình này và điều chỉnh cho phù hợp với môi trường hoạt động riêng. Điều quan trọng nhất là bắt đầu từ việc định vị vai trò rõ ràng, đặt chuẩn mức công việc và đánh giá đóng góp dựa trên giá trị – ba yếu tố cốt lõi mà “Cao thủ chia tiền” đã khẳng định.

Câu chuyện thực tế: Áp dụng phương pháp chia việc của “Cao thủ chia tiền” trong doanh nghiệp nhỏ