Cách chia việc và tiền trong doanh nghiệp để nâng cao hiệu suất làm việc

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc tối ưu hoá nguồn lực con người và tài chính không chỉ là yếu tố hỗ trợ tăng trưởng mà còn là nền tảng duy trì năng suất làm việc lâu dài. Khi doanh nghiệp chỉ tập trung vào “làm việc nhiều” mà bỏ qua cách thức phân chia công việc và tiền thưởng một cách khoa học, hiệu quả thực tiễn thường không đạt như mong đợi. Đó là lý do vì sao nhiều nhà quản lý bắt đầu quan tâm sâu hơn đến các mô hình chia việc và tiền, nhằm tạo ra một hệ thống cân bằng, công bằng và truyền cảm hứng cho mọi thành viên.

Cuốn sách “Cao thủ chia tiền – Chia việc, Tiền lớn không đến từ nỗ lực, mà đến từ cách chia” đã đưa ra những quan sát thực tiễn và nguyên tắc cơ bản giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mối liên hệ chặt chẽ giữa việc phân công nhiệm vụ và cơ chế chia thưởng. Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào các khía cạnh thiết yếu, đồng thời đưa ra những gợi ý thực tiễn để các nhà lãnh đạo có thể áp dụng ngay vào môi trường làm việc của mình.

Hiểu về nguyên tắc chia việc trong môi trường doanh nghiệp

Phân công dựa trên năng lực và sở thích

Việc giao nhiệm vụ không chỉ là việc đưa danh sách công việc cho từng cá nhân mà còn phải xem xét năng lực, kinh nghiệm và sở thích của người thực hiện. Khi một nhân viên được giao nhiệm vụ phù hợp với khả năng và đam mê, họ thường thể hiện mức độ cam kết và sáng tạo cao hơn. Ngược lại, nếu công việc không khớp với năng lực, ngay cả khi nỗ lực tối đa, kết quả vẫn có thể không đạt yêu cầu.

Ví dụ, trong một công ty thiết kế, người có nền tảng vững chắc về đồ họa sẽ được giao nhiệm vụ tạo mẫu, trong khi người có kinh nghiệm phân tích dữ liệu sẽ tập trung vào việc nghiên cứu thị trường. Sự phân chia này giúp giảm thiểu thời gian đào tạo lại và tăng tốc độ hoàn thành dự án.

Vai trò của cấu trúc tổ chức

Cấu trúc tổ chức quyết định cách thức luân chuyển thông tin và quyền quyết định. Một mô hình phân cấp rõ ràng giúp xác định ranh giới trách nhiệm, trong khi mô hình phẳng hơn lại tạo điều kiện cho việc chia sẻ công việc linh hoạt hơn. Khi cấu trúc được thiết kế phù hợp, các bộ phận có thể tương tác hiệu quả, tránh hiện tượng “đi qua nhau” hay “chồng chéo” nhiệm vụ.

Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc áp dụng cấu trúc ma trận – nơi mỗi nhân viên có thể tham gia vào nhiều dự án đồng thời – thường giúp khai thác tối đa năng lực đa dạng, đồng thời tạo ra cơ hội học hỏi lẫn nhau. Tuy nhiên, mô hình này đòi hỏi một hệ thống quản lý dự án chặt chẽ để tránh xung đột ưu tiên.

Chiến lược chia tiền: từ phần thưởng cá nhân tới hệ thống chia lợi nhuận

Phân bổ dựa trên đóng góp thực tế

Hệ thống thưởng dựa trên kết quả thực tế thay vì chỉ dựa vào vị trí hay thâm niên. Khi tiền thưởng phản ánh đúng mức độ đóng góp, nhân viên sẽ cảm nhận được sự công bằng và có động lực duy trì hoặc nâng cao hiệu suất. Điều này không đồng nghĩa với việc bỏ qua yếu tố thời gian làm việc, mà là kết hợp cả hai yếu tố để tạo ra một công thức công bằng.

Để đo lường đóng góp, doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ số KPI (Key Performance Indicator) cụ thể cho từng vị trí, chẳng hạn như doanh số bán hàng, tỷ lệ hoàn thành dự án đúng hạn, hoặc mức độ hài lòng của khách hàng. Khi các chỉ số này được công khai và minh bạch, quá trình chia tiền sẽ trở nên dễ dàng hơn và giảm thiểu tranh cãi.

Hệ thống thưởng công bằng và minh bạch

Minh bạch là yếu tố then chốt để duy trì niềm tin trong đội ngũ. Khi mọi người biết rõ cách tính thưởng, các tiêu chí và quy trình đánh giá, họ sẽ cảm thấy an tâm hơn trong việc đóng góp. Một cách thực tiễn là công bố bảng điểm KPI hàng tháng hoặc quý, kèm theo phần giải thích chi tiết về cách tính thưởng.

Thêm vào đó, việc thiết lập một “quỹ thưởng” chung, được phân chia dựa trên thành tích chung của toàn bộ nhóm, có thể tạo ra cảm giác đồng đội mạnh mẽ. Khi mọi người nhận ra rằng phần thưởng của mình không chỉ phụ thuộc vào cá nhân mà còn vào thành công chung, họ sẽ có xu hướng hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau nhiều hơn.

Tương tác giữa việc và tiền: tạo động lực bền vững

Liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu doanh nghiệp

Một trong những thách thức lớn nhất là làm sao để mục tiêu cá nhân của mỗi nhân viên không chỉ tồn tại độc lập mà còn đồng bộ với chiến lược tổng thể của công ty. Khi mục tiêu cá nhân được thiết lập dựa trên các chỉ tiêu của doanh nghiệp, nhân viên sẽ cảm nhận được sự liên kết trực tiếp giữa nỗ lực của mình và thành công chung.

Ví dụ, nếu công ty đặt mục tiêu tăng trưởng 20% doanh thu trong năm, mỗi bộ phận có thể phân chia mục tiêu này thành các chỉ tiêu nhỏ hơn: bộ phận bán hàng cần đạt 30% doanh số mới, bộ phận marketing tăng 15% lưu lượng truy cập website, v.v. Khi nhân viên thấy rõ cách công việc hàng ngày của mình góp phần vào mục tiêu lớn, họ sẽ có động lực làm việc có định hướng hơn.

Thực hành phản hồi và điều chỉnh liên tục

Phản hồi thường xuyên không chỉ giúp nhân viên nhận ra những điểm mạnh, yếu mà còn tạo cơ hội điều chỉnh kịp thời các yếu tố về việc và tiền. Các buổi họp ngắn hàng tuần, trong đó mỗi thành viên chia sẻ tiến độ và nhận xét từ đồng nghiệp, giúp duy trì sự minh bạch và giảm thiểu sai lệch trong việc đánh giá.

Đối với phần thưởng, việc điều chỉnh dựa trên phản hồi thực tế (ví dụ: thay đổi tỷ lệ thưởng nếu một dự án gặp khó khăn không phải do lỗi cá nhân) giúp hệ thống trở nên linh hoạt hơn, tránh tình trạng “bất công” khi các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Áp dụng kiến thức từ “Cao thủ chia tiền” vào thực tiễn doanh nghiệp

Những nguyên tắc cốt lõi trong cuốn sách

Cuốn sách đề cập đến ba nguyên tắc chính: (1) Đánh giá công việc dựa trên giá trị thực tế, (2) Tạo ra một mô hình chia tiền phản ánh sự công bằng, (3) Đặt ra quy tắc rõ ràng để mọi người hiểu và tuân thủ. Những nguyên tắc này không chỉ là lý thuyết mà còn được minh chứng qua các ví dụ thực tế trong các doanh nghiệp thành công.

Điều quan trọng là việc thiết lập “định mức chia tiền” dựa trên các tiêu chí như mức độ khó khăn, thời gian hoàn thành và tác động tới kết quả chung. Khi các tiêu chí này được chuẩn hoá, việc tính toán phần thưởng trở nên khách quan hơn.

Ví dụ thực tiễn từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong một công ty công nghệ đang phát triển sản phẩm phần mềm, ban lãnh đạo đã áp dụng mô hình chia việc theo dự án, đồng thời thiết lập một “bảng chia thưởng” dựa trên mức độ hoàn thành các mốc quan trọng. Khi dự án đạt được các mốc đúng thời gian, đội ngũ phát triển nhận được phần thưởng theo tỷ lệ phần trăm đã định trước, trong khi các thành viên hỗ trợ (ví dụ: bộ phận QA) cũng được tính vào phần thưởng chung dựa trên mức độ tham gia và chất lượng công việc.

Nhờ mô hình này, công ty không chỉ giảm thời gian phát triển sản phẩm mà còn nâng cao tinh thần hợp tác, vì mọi người đều biết rằng thành quả chung sẽ được chia đều dựa trên đóng góp thực tế.

Thách thức thường gặp khi triển khai mô hình chia việc và tiền

Kháng cự thay đổi

Những thay đổi trong cách phân công và thưởng thường gặp phản ứng phòng thủ từ nhân viên đã quen với hệ thống cũ. Để giảm thiểu kháng cự, lãnh đạo cần thực hiện các buổi đào tạo, giải thích rõ ràng về lợi ích và quy trình mới, đồng thời lắng nghe ý kiến phản hồi để điều chỉnh phù hợp.

Việc minh bạch trong từng bước thực hiện, từ việc xác định KPI đến cách tính thưởng, giúp tạo niềm tin và giảm bớt lo lắng của nhân viên về việc “bị đánh giá không công bằng”.

Đánh giá công bằng

Đánh giá đóng góp của từng cá nhân trong môi trường làm việc nhóm luôn là một thách thức. Khi công việc được thực hiện đồng thời bởi nhiều người, việc xác định mức độ đóng góp riêng biệt có thể gây tranh cãi. Một giải pháp khả thi là sử dụng “đánh giá 360 độ”, trong đó đồng nghiệp, cấp trên và cả khách hàng (nếu có) đều đưa ra phản hồi, giúp tạo ra một bức tranh toàn diện hơn về hiệu suất làm việc.

Thêm vào đó, việc áp dụng phần mềm quản lý dự án có thể ghi nhận thời gian và kết quả công việc một cách tự động, giảm thiểu yếu tố chủ quan trong quá trình đánh giá.

Những câu hỏi cần suy ngẫm khi thiết kế hệ thống chia việc và tiền

• Tiêu chí nào là quan trọng nhất để xác định mức độ chia việc? Năng lực, kinh nghiệm, sở thích hay nhu cầu phát triển cá nhân?
• Hệ thống thưởng có phản ánh đầy đủ giá trị thực tế của từng đóng góp? Liệu có cần bổ sung các yếu tố phi tài chính như công nhận, cơ hội thăng tiến?
• Làm sao để duy trì tính minh bạch khi có sự thay đổi trong môi trường kinh doanh? Cơ chế cập nhật KPI và điều chỉnh phần thưởng ra sao để mọi người luôn cảm thấy công bằng?
• Những rủi ro nào có thể phát sinh khi phân chia tiền thưởng dựa trên kết quả dự án? Liệu có gây áp lực quá mức lên các thành viên và ảnh hưởng tới sức khỏe tinh thần?
• Doanh nghiệp có nên kết hợp các hình thức thưởng ngắn hạn và dài hạn? Sự cân bằng giữa thưởng hiện tại và lợi ích tương lai có thể tạo ra động lực bền vững hơn.

Việc thiết kế một hệ thống chia việc và tiền hợp lý không phải là một công việc “một lần xong”. Nó đòi hỏi sự quan sát liên tục, phản hồi kịp thời và điều chỉnh linh hoạt dựa trên thực tiễn. Khi các yếu tố này được kết hợp một cách khoa học, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn xây dựng một môi trường văn hoá doanh nghiệp dựa trên sự công bằng, minh bạch và động lực nội tại. Những quan sát và nguyên tắc được trình bày trong “Cao thủ chia tiền” cung cấp một khung tham chiếu hữu ích, giúp các nhà lãnh đạo có thể tiếp cận và áp dụng một cách thực tiễn, từ đó tạo ra những thay đổi tích cực trong cách quản lý nguồn lực con người và tài chính.