Cách chia việc hiệu quả để tăng thu nhập theo ‘Cao thủ chia tiền’

Trong thời đại công việc ngày càng đa dạng và tốc độ thay đổi nhanh, việc quản lý nguồn lực – thời gian, năng lực và năng lượng – trở thành yếu tố quyết định để nâng cao thu nhập. Nhiều người vẫn còn cho rằng “cố gắng làm nhiều hơn” là con đường duy nhất để kiếm được nhiều tiền, nhưng thực tế cho thấy cách chia việc một cách thông minh lại mang lại hiệu quả gấp nhiều lần. Đó là tinh thần của “Cao thủ chia tiền”, một triết lý được trình bày chi tiết trong cuốn sách Cao thủ chia tiền - Chia việc, Tiền lớn không đến từ nỗ lực, mà đến từ cách chia. Bài viết sẽ khai thác sâu vào cách chia việc hiệu quả, giúp người đọc nhìn nhận lại quy trình làm việc và từ đó mở ra những cơ hội tăng thu nhập bền vững.

Khái niệm “chia việc” không chỉ là việc phân công nhiệm vụ đơn thuần, mà còn là một hệ thống bao gồm việc xác định mục tiêu, đánh giá năng lực cá nhân, thiết lập tiêu chuẩn đo lường và tạo môi trường phản hồi liên tục. Khi các yếu tố này được sắp xếp hợp lý, năng suất tăng lên, chi phí giảm bớt và lợi nhuận – hay thu nhập – được cải thiện một cách tự nhiên. Bài viết sẽ đi sâu vào từng khía cạnh của quá trình này, đồng thời đưa ra những ví dụ thực tiễn để người đọc có thể áp dụng ngay vào công việc của mình.

Hiểu rõ nguyên tắc “Cao thủ chia tiền”

Triết lý nền tảng

“Cao thủ chia tiền” không phải là một công cụ tài chính, mà là một phương pháp quản lý công việc dựa trên ba trụ cột chính: định hướng mục tiêu, phân bổ năng lực và đánh giá kết quả. Khi một công việc được chia thành các phần nhỏ, mỗi phần sẽ có người chịu trách nhiệm rõ ràng, thời gian hoàn thành cụ thể và tiêu chí đánh giá minh bạch. Nhờ vậy, mọi người trong nhóm đều biết mình cần làm gì, khi nào cần hoàn thành và kết quả sẽ được đo lường ra sao.

Quan hệ giữa chia việc và thu nhập

Trong thực tiễn, thu nhập thường phụ thuộc vào hai yếu tố: số lượng và giá trị của công việc hoàn thành. Nếu chỉ tập trung vào tăng số lượng mà bỏ qua giá trị, năng suất sẽ giảm và chi phí phát sinh sẽ tăng. Ngược lại, khi công việc được chia một cách hợp lý, mỗi người sẽ tập trung vào phần việc mang lại giá trị cao nhất, từ đó tối ưu hoá thời gian và công sức. Kết quả là, thu nhập không còn phụ thuộc vào “nỗ lực làm nhiều hơn” mà dựa trên “cách làm thông minh hơn”.

Những nguyên tắc cơ bản khi chia việc

1. Xác định công việc cốt lõi và phụ trợ

Trước khi bắt đầu phân công, cần liệt kê toàn bộ các hoạt động trong dự án hoặc doanh nghiệp. Sau đó, phân loại chúng thành công việc cốt lõi (những hoạt động tạo ra giá trị trực tiếp) và công việc phụ trợ (các hoạt động hỗ trợ nhưng không tạo ra giá trị trực tiếp). Việc này giúp tập trung nguồn lực vào những việc quan trọng nhất và tránh lãng phí thời gian cho những công việc không thiết yếu.

2. Đánh giá năng lực và sở thích cá nhân

Mỗi người có những thế mạnh và sở thích riêng. Khi phân công, nên dựa trên đánh giá năng lực thực tế (kỹ năng, kinh nghiệm) và độ hứng thú để tăng khả năng hoàn thành tốt và duy trì động lực. Ví dụ, một nhân viên giỏi giao tiếp có thể chịu trách nhiệm về bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng, trong khi người có khả năng phân tích dữ liệu sẽ phù hợp với công việc báo cáo tài chính.

3. Thiết lập tiêu chuẩn đo lường rõ ràng

Tiêu chuẩn đo lường không chỉ là thời gian hoàn thành, mà còn bao gồm chất lượng, độ chính xác và mức độ hài lòng của khách hàng. Khi tiêu chuẩn được xác định một cách chi tiết, người thực hiện sẽ có hướng đi rõ ràng và dễ dàng tự kiểm soát tiến độ. Đồng thời, quản lý cũng có thể đánh giá kết quả một cách công bằng và minh bạch.

4. Tạo kênh giao tiếp liên tục

Chia việc không có nghĩa là “đóng gói” và “bỏ quên”. Ngược lại, cần có một kênh giao tiếp thường xuyên để cập nhật tiến độ, giải quyết khó khăn và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Các công cụ như họp ngắn hằng ngày, báo cáo tuần hoặc hệ thống quản lý dự án trực tuyến đều có thể hỗ trợ quá trình này.

5. Đánh giá và điều chỉnh định kỳ

Một quy trình chia việc hiệu quả không dừng lại ở giai đoạn khởi tạo. Sau một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: mỗi tháng), cần tiến hành đánh giá lại các nhiệm vụ, xem xét mức độ hoàn thành, khó khăn gặp phải và mức độ đóng góp vào doanh thu. Dựa trên kết quả, có thể điều chỉnh lại phân công, bổ sung nguồn lực hoặc thay đổi tiêu chuẩn đo lường để tối ưu hoá hơn.

Ứng dụng thực tiễn: Các ví dụ cụ thể

Ví dụ 1: Doanh nghiệp bán lẻ nhỏ

Một cửa hàng quần áo có ba nhân viên: người quản lý, nhân viên bán hàng và nhân viên kho. Thay vì để mỗi người làm mọi việc, cửa hàng áp dụng cách chia việc như sau:

• Quản lý tập trung vào việc lập kế hoạch nhập hàng, đàm phán với nhà cung cấp và theo dõi doanh thu.
• Nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm tư vấn khách, thực hiện giao dịch và thu thập phản hồi khách hàng.
• Nhân viên kho quản lý tồn kho, sắp xếp hàng hoá và chuẩn bị hàng cho bán.

Khi công việc được chia rõ ràng, nhân viên bán hàng không còn phải lo lắng về việc kiểm kê, trong khi quản lý có thời gian tập trung vào chiến lược giá cả và khuyến mãi. Kết quả là doanh thu tăng lên nhờ dịch vụ khách hàng tốt hơn và giảm thiểu lỗi tồn kho.

Ví dụ 2: Nhóm freelancer thiết kế web

Ba freelancer làm việc chung một dự án website: một người chuyên thiết kế giao diện, một người lập trình front‑end và một người chịu trách nhiệm về SEO và nội dung. Thay vì mỗi người tự làm mọi thứ, họ chia việc như sau:

• Thiết kế giao diện tập trung vào bố cục, màu sắc và trải nghiệm người dùng.
• Lập trình front‑end chuyển thiết kế thành mã HTML, CSS và JavaScript, đồng thời tối ưu tốc độ tải trang.
• SEO & nội dung nghiên cứu từ khóa, viết nội dung và tối ưu meta tags.

Nhờ việc phân công dựa trên chuyên môn, thời gian hoàn thành dự án rút ngắn đáng kể, chất lượng công việc được nâng cao và khách hàng sẵn sàng trả mức giá cao hơn cho sản phẩm cuối cùng.

Ví dụ 3: Gia đình kinh doanh nông sản

Trong một gia đình trồng trái cây, công việc được chia thành các mảng: trồng và chăm sóc cây, thu hoạch, đóng gói và bán hàng. Mỗi thành viên nhận một phần việc dựa trên sức khỏe và kinh nghiệm:

• Người lớn tuổi, có kinh nghiệm lâu năm, phụ trách quản lý bệnh dịch và chăm sóc cây.
• Thanh niên mạnh khỏe, nhanh nhẹn, chịu trách nhiệm thu hoạch và vận chuyển.
• Thành viên trẻ hơn, có kỹ năng giao tiếp, đảm nhận bán hàng và thương thảo với nhà phân phối.

Việc chia việc rõ ràng giúp giảm thiểu thời gian chết, tối đa hoá năng suất và tăng thu nhập gia đình mà không cần đầu tư thêm thiết bị hay công nghệ.

Những sai lầm thường gặp khi chia việc và cách phòng tránh

Thiếu sự minh bạch trong tiêu chuẩn

Nếu không xác định rõ tiêu chuẩn đo lường, người thực hiện có thể không biết mình cần đạt mức nào, dẫn đến việc hoàn thành không đạt yêu cầu hoặc tiêu tốn quá nhiều thời gian. Giải pháp là đặt ra các tiêu chí cụ thể (ví dụ: “bán được 10 đơn hàng trong tuần” hoặc “hoàn thành báo cáo trong 2 ngày”) và truyền đạt chúng một cách rõ ràng.

Phân công dựa trên quan hệ cá nhân thay vì năng lực

Khi người quản lý dựa vào “thân quen” hoặc “đáng tin cậy” mà không xét đến kỹ năng thực tế, kết quả thường là công việc không được hoàn thành tốt và ảnh hưởng đến thu nhập chung. Để tránh, cần đánh giá năng lực một cách khách quan thông qua các tiêu chí như kinh nghiệm, thành tích và khả năng học hỏi.

Không có cơ chế phản hồi

Trong môi trường không có phản hồi thường xuyên, các vấn đề nhỏ có thể trở thành rào cản lớn, làm giảm hiệu suất. Việc thiết lập các buổi họp ngắn hàng tuần hoặc công cụ ghi chú tiến độ sẽ giúp nhanh chóng phát hiện và giải quyết những khó khăn.

Quá tải công việc cho một cá nhân

Đôi khi, một người có năng lực cao lại bị giao quá nhiều nhiệm vụ, dẫn đến kiệt sức và giảm chất lượng công việc. Để cân bằng, quản lý cần phân bổ lại công việc dựa trên khối lượng thực tế và thời gian khả dụng của từng người.

Không cập nhật và điều chỉnh kế hoạch

Một kế hoạch chia việc được thiết lập một lần và không thay đổi sẽ trở nên lỗi thời khi môi trường kinh doanh biến đổi. Định kỳ đánh giá lại và điều chỉnh các nhiệm vụ, tiêu chuẩn và nguồn lực là yếu tố then chốt để duy trì hiệu quả.

Các câu hỏi tự phản ánh để cải thiện cách chia việc

• Những công việc nào thực sự tạo ra giá trị thu nhập cao? Xác định các nhiệm vụ cốt lõi và ưu tiên chúng.
• Tôi có đang giao nhiệm vụ dựa trên năng lực thực tế hay dựa trên cảm tính? Kiểm tra lại tiêu chí đánh giá năng lực.
• Tiêu chuẩn đo lường hiện tại có đủ chi tiết và công bằng không? Nếu chưa, hãy bổ sung các chỉ số cụ thể.
• Có kênh giao tiếp nào đang bị lãng quên? Đánh giá lại tần suất và chất lượng phản hồi.
• Công việc nào đang gây tắc nghẽn tiến độ? Xác định và phân phối lại nguồn lực.
• Tôi đã thực hiện đánh giá lại quy trình chia việc chưa? Đặt lịch định kỳ để xem xét và cải tiến.

Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp người đọc tự khám phá những điểm yếu trong quy trình hiện tại, từ đó thực hiện các cải tiến cần thiết. Khi quy trình chia việc được tối ưu, năng suất tăng, chi phí giảm và thu nhập tự nhiên sẽ được nâng lên mà không cần phải “làm việc quá sức”.

Những nguyên tắc và ví dụ trên chỉ là một phần trong hành trình áp dụng “Cao thủ chia tiền” vào thực tiễn. Bằng cách nhìn nhận công việc như một dãy các khối chức năng, mỗi khối được giao cho người phù hợp và được đo lường một cách công bằng, mọi người có thể khai thác tối đa tiềm năng của mình. Khi mọi nỗ lực được hướng tới mục tiêu chung một cách có hệ thống, thu nhập không còn là kết quả ngẫu nhiên của may mắn, mà là sự phản ánh rõ ràng của một quy trình làm việc thông minh và hiệu quả.