Cách chia việc để tăng hiệu quả kinh doanh: Những bài học từ sách "Cao thủ chia tiền

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu hoá quy trình làm việc không chỉ là một lựa chọn mà còn trở thành yếu tố quyết định cho sự bền vững và tăng trưởng. Khi các doanh nghiệp nhìn nhận lại cách thức phân bổ nguồn lực, họ thường gặp phải câu hỏi: “Làm sao để chia việc sao cho vừa hiệu quả, vừa tạo động lực cho nhân viên?” Cuốn sách Cao thủ chia tiền - Chia việc, Tiền lớn không đến từ nỗ lực, mà đến từ cách chia đưa ra một góc nhìn mới, nhấn mạnh rằng cách phân công công việc có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh, thậm chí hơn cả mức độ nỗ lực cá nhân.

Những bài học từ cuốn sách không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn gắn liền với thực tiễn thực tế, từ các doanh nghiệp khởi nghiệp đến các tập đoàn lớn. Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào các nguyên tắc cơ bản, các chiến lược chia việc thông minh và cách áp dụng chúng trong môi trường kinh doanh hiện đại, nhằm giúp người đọc có cái nhìn toàn diện và có thể suy ngẫm về cách thức tổ chức lại công việc của mình.

Tầm quan trọng của việc chia việc trong doanh nghiệp

Việc chia việc không chỉ là việc giao nhiệm vụ từ trên xuống dưới; nó còn là quá trình cân bằng giữa năng lực, sở thích và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Khi công việc được phân bổ hợp lý, mỗi thành viên sẽ cảm nhận được sự phù hợp với vai trò của mình, từ đó nâng cao mức độ cam kết và năng suất làm việc.

Ngược lại, một mô hình chia việc không khoa học có thể dẫn đến:

• Áp lực công việc không đồng đều, gây kiệt sức cho một số nhân viên.
• Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, làm giảm tính linh hoạt trong quyết định.
• Giảm khả năng khai thác tối đa tiềm năng cá nhân, khiến doanh nghiệp không tận dụng được nguồn lực sẵn có.

Những vấn đề trên được đề cập trong Cao thủ chia tiền như những dấu hiệu cảnh báo, nhắc nhở các nhà lãnh đạo cần xem xét lại cách thức phân công công việc để đạt được “tiền lớn” không chỉ qua nỗ lực mà còn qua cách chia.

Nguyên tắc nền tảng khi chia việc

1. Định rõ mục tiêu và kết quả mong đợi

Một nhiệm vụ được giao cần đi kèm với mục tiêu rõ ràng và tiêu chí đánh giá kết quả. Khi nhân viên hiểu được “tại sao” và “đạt được gì”, họ sẽ có định hướng cụ thể trong quá trình thực hiện. Ví dụ, thay vì giao “đảm bảo doanh số tháng tới”, doanh nghiệp nên chi tiết hoá thành “tăng doanh số 10% bằng cách mở rộng kênh bán hàng trực tuyến và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng”.

2. Phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp

Khung Eisenhower Matrix – phân chia công việc thành bốn nhóm: quan trọng & khẩn cấp, quan trọng & không khẩn cấp, không quan trọng & khẩn cấp, không quan trọng & không khẩn cấp – là một công cụ hữu ích. Cuốn sách nhấn mạnh rằng việc ưu tiên công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động tạo giá trị dài hạn, thay vì chỉ phản ứng với các vấn đề ngắn hạn.

3. Đánh giá năng lực và sở thích cá nhân

Mỗi người có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Khi giao nhiệm vụ, việc xem xét năng lực thực tế và sở thích cá nhân không chỉ giúp tăng hiệu suất mà còn nâng cao sự hài lòng trong công việc. Ví dụ, một nhân viên có khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ sẽ phù hợp hơn với các dự án nghiên cứu thị trường hơn là công việc bán hàng trực tiếp.

4. Đảm bảo tính minh bạch và công bằng

Minh bạch trong quá trình phân công giúp giảm thiểu cảm giác bất công và tránh những xung đột nội bộ. Khi mọi người biết được tiêu chí và quy trình quyết định, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực đóng góp tốt hơn.

Chiến lược chia việc hiệu quả dựa trên “Cao thủ chia tiền”

1. Phân đoạn công việc thành “đơn vị giá trị”

Trong cuốn sách, tác giả đề xuất cách nhìn nhận mỗi nhiệm vụ như một “đơn vị giá trị” có thể đo lường được. Thay vì chỉ dựa vào khối lượng công việc, doanh nghiệp nên xác định giá trị thực sự mà mỗi nhiệm vụ mang lại cho mục tiêu chung. Điều này giúp ưu tiên các công việc có tiềm năng tạo ra “tiền lớn” – tức là giá trị kinh doanh cao.

Ví dụ, trong một chiến dịch marketing, việc thiết kế banner có thể được coi là một đơn vị giá trị thấp nếu không kèm theo chiến lược nội dung và phân phối. Ngược lại, việc xây dựng chiến lược nội dung và xác định đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ được đánh giá là đơn vị giá trị cao hơn, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tương tác và doanh thu.

2. Áp dụng “nguyên tắc 80/20” trong phân công

Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là 80/20, cho rằng 20% công việc tạo ra 80% kết quả. Khi áp dụng vào việc chia việc, nhà quản lý nên tập trung giao cho những nhân viên có năng lực cao nhất những nhiệm vụ nằm trong 20% quan trọng nhất. Các công việc còn lại, có thể được giao cho những người mới hoặc nhóm hỗ trợ, nhằm tối ưu hoá nguồn lực mà không làm giảm chất lượng kết quả.

3. Sử dụng “đội ngũ đa chức năng” để tăng tính linh hoạt

Thay vì duy trì các phòng ban chuyên biệt, mô hình đa chức năng cho phép các thành viên tham gia vào nhiều dự án khác nhau, dựa trên nhu cầu thực tế. Điều này không những giảm thiểu thời gian chờ đợi khi một bộ phận phụ thuộc vào bộ phận khác, mà còn giúp nhân viên phát triển kỹ năng đa dạng, tăng khả năng thích nghi với thay đổi.

Trong Cao thủ chia tiền, một ví dụ thực tiễn được nêu ra là công ty công nghệ A đã thành công khi tái cấu trúc đội ngũ phát triển sản phẩm, cho phép các lập trình viên, nhà thiết kế UX và chuyên gia marketing cùng tham gia vào các giai đoạn từ ý tưởng đến triển khai. Kết quả là thời gian đưa sản phẩm ra thị trường giảm đáng kể, đồng thời chất lượng sản phẩm được cải thiện nhờ sự đóng góp đa chiều.

4. Đặt “cơ chế phản hồi nhanh” vào quy trình chia việc

Phản hồi kịp thời là yếu tố quan trọng để điều chỉnh và cải tiến cách phân công. Khi một nhiệm vụ gặp khó khăn, việc có cơ chế báo cáo và nhận hỗ trợ nhanh chóng giúp giảm thiểu rủi ro trễ hạn. Cuốn sách khuyến nghị thiết lập các buổi họp ngắn hàng ngày (stand‑up meeting) hoặc sử dụng công cụ quản lý công việc để theo dõi tiến độ và kịp thời điều chỉnh.

Ví dụ thực tiễn về việc chia việc trong các mô hình doanh nghiệp khác nhau

1. Doanh nghiệp khởi nghiệp công nghệ

Trong giai đoạn đầu, nguồn lực thường hạn chế, vì vậy việc chia việc phải dựa trên tính đa nhiệm và ưu tiên nhanh chóng. Một startup có thể áp dụng mô hình “founder‑first”, trong đó các nhà sáng lập chịu trách nhiệm chính về chiến lược, sản phẩm và tài chính, trong khi các thành viên còn lại tập trung vào phát triển khách hàng và marketing. Khi doanh nghiệp phát triển, việc chuyển đổi sang mô hình phân chia chuyên môn sẽ giúp duy trì hiệu suất.

2. Doanh nghiệp sản xuất truyền thống

Đối với các công ty sản xuất, quy trình chia việc thường dựa trên các khâu kỹ thuật và dây chuyền. Tuy nhiên, áp dụng nguyên tắc “đơn vị giá trị” giúp nhận diện những công đoạn tạo ra giá trị gia tăng cao nhất, như thiết kế sản phẩm và quản lý chất lượng, để ưu tiên nguồn lực và cải tiến. Các công đoạn lặp lại, ít tạo giá trị có thể được tự động hoá hoặc giao cho nhân viên mới.

3. Tập đoàn bán lẻ quy mô lớn

Trong môi trường bán lẻ, việc chia việc thường liên quan đến quản lý kênh bán hàng, kho, và dịch vụ khách hàng. Một chiến lược chia việc hiệu quả có thể dựa trên phân khúc khách hàng: đội ngũ bán hàng trực tuyến tập trung vào khách hàng trẻ, trong khi đội ngũ cửa hàng truyền thống chăm sóc khách hàng trung niên. Đồng thời, việc thiết lập các nhóm dự án ngắn hạn để triển khai chương trình khuyến mãi giúp tăng tính linh hoạt và đáp ứng nhanh với xu hướng thị trường.

Các câu hỏi gợi mở để người đọc tự đánh giá cách chia việc hiện tại

• Bạn đã xác định rõ mục tiêu và tiêu chí thành công cho mỗi nhiệm vụ chưa?
• Các công việc quan trọng nhất của doanh nghiệp đang được giao cho ai, và có thực sự phù hợp với năng lực của họ?
• Bạn có áp dụng công cụ hoặc quy trình nào để đo lường giá trị thực sự của từng nhiệm vụ không?
• Nhân viên của bạn có cảm nhận được sự công bằng trong việc phân công công việc không?
• Quy trình phản hồi và hỗ trợ khi gặp khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ có đủ nhanh và hiệu quả không?

Những câu hỏi này không chỉ giúp người quản lý nhận diện những điểm mạnh, mà còn chỉ ra những khoảng trống cần cải thiện trong quá trình chia việc.

Những lưu ý khi triển khai chiến lược chia việc

1. Tránh “quá tải” cho một cá nhân

Việc giao quá nhiều nhiệm vụ cho một người, dù họ có năng lực cao, có thể dẫn đến giảm năng suất và chất lượng. Hệ thống phân công cần có cơ chế kiểm soát khối lượng công việc, đảm bảo mỗi người có thời gian và không gian để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.

2. Đừng để “công việc không có chủ sở hữu”

Một công việc mà không ai chịu trách nhiệm sẽ dễ bị bỏ qua hoặc trì hoãn. Khi chia việc, luôn xác định người chủ trách nhiệm rõ ràng, đồng thời định kỳ kiểm tra tiến độ để tránh tình trạng “điểm treo” trong quy trình.

3. Đánh giá lại định kỳ

Thị trường và môi trường nội bộ luôn thay đổi; do đó, cách chia việc cũng cần được điều chỉnh thường xuyên. Đánh giá lại các tiêu chí, mức độ ưu tiên và năng lực nhân sự mỗi quý hoặc mỗi dự án mới sẽ giúp duy trì tính linh hoạt và hiệu quả.

Những lợi ích tiềm năng khi áp dụng các nguyên tắc chia việc từ “Cao thủ chia tiền”

Thực hiện các chiến lược chia việc một cách khoa học có thể mang lại các lợi ích sau:

• Tăng năng suất làm việc: Nhân viên tập trung vào nhiệm vụ phù hợp, giảm thời gian chuyển đổi và giảm lỗi sai.
• Cải thiện tinh thần làm việc: Khi công việc phù hợp với sở thích và năng lực, người lao động cảm thấy hứng thú và cam kết hơn.
• Tối ưu hoá nguồn lực tài chính: Việc tập trung vào các “đơn vị giá trị” cao giúp doanh nghiệp đầu tư vào những hoạt động mang lại lợi nhuận thực sự.
• Giảm thiểu rủi ro dự án: Quy trình phản hồi nhanh và phân công rõ ràng giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời.
• Tăng khả năng thích nghi với thay đổi: Đội ngũ đa chức năng và cơ chế điều chỉnh linh hoạt giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với biến động thị trường.

Những lợi ích này không chỉ phản ánh sự cải thiện trong hiệu suất mà còn tạo ra môi trường làm việc bền vững, nơi mà “tiền lớn” không chỉ đến từ sức mạnh của từng cá nhân mà còn từ cách họ được “chia” một cách thông minh.

Cuối cùng, việc chia việc là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự quan sát, phản hồi và điều chỉnh thường xuyên. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và chiến lược được rút ra từ Cao thủ chia tiền, các nhà quản lý có thể xây dựng một khung phân công công việc linh hoạt, công bằng và tập trung vào giá trị thực sự, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách bền vững.