Cách chia việc để nâng cao hiệu suất theo sách “Cao thủ chia tiền”

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc chia công việc một cách hợp lý không chỉ giúp giảm tải áp lực cá nhân mà còn tạo điều kiện cho toàn bộ đội ngũ hoạt động đồng bộ, nâng cao năng suất chung. Khi đọc qua cuốn Cao thủ chia tiền, nhiều độc giả sẽ nhận ra rằng “tiền lớn không đến từ nỗ lực, mà đến từ cách chia” không chỉ áp dụng cho tài chính mà còn là một triết lý quản lý công việc. Bài viết dưới đây sẽ khai thác sâu hơn các nguyên tắc chia việc được trình bày trong sách, đồng thời đưa ra những góc nhìn thực tiễn để người đọc có thể tự suy ngẫm và áp dụng vào môi trường làm việc của mình.

Khái niệm “chia việc” trong cuốn sách không chỉ là việc phân công nhiệm vụ một cách ngẫu nhiên, mà là một quá trình cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên năng lực, sở thích, và khả năng tương tác của từng thành viên. Khi các yếu tố này được kết hợp một cách khoa học, hiệu suất làm việc có thể tăng lên đáng kể mà không cần tăng thời gian làm việc. Điều này mở ra một hướng tiếp cận mới, tập trung vào cách chia thay vì cường độ làm, và đồng thời tạo ra một môi trường làm việc công bằng, minh bạch.

Những nguyên tắc cốt lõi của việc chia việc theo “Cao thủ chia tiền”

1. Đánh giá năng lực thực tế

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi chia việc là hiểu rõ năng lực thực tế của mỗi người. Sách nhấn mạnh rằng việc dựa vào “cảm tính” hay “cảm giác” khi phân công có thể dẫn đến sự mất cân đối, khiến một số thành viên bị quá tải trong khi những người khác lại không được khai thác hết tiềm năng. Đánh giá năng lực không chỉ dừng lại ở trình độ chuyên môn mà còn bao gồm khả năng giải quyết vấn đề, tốc độ học hỏi và mức độ chịu áp lực.

• Phân tích công việc: Mỗi nhiệm vụ cần được phân tích chi tiết về yêu cầu kỹ năng, thời gian dự kiến và mức độ phức tạp.
• Đối chiếu với hồ sơ cá nhân: So sánh yêu cầu công việc với hồ sơ năng lực, kinh nghiệm và thành tích đã có của từng thành viên.
• Thử nghiệm thực tế: Đôi khi, việc giao thử một phần công việc để quan sát cách thực hiện sẽ cung cấp dữ liệu thực tế hơn so với việc chỉ dựa vào mô tả công việc.

2. Tận dụng sở thích và động lực nội tại

Người lao động thường đạt được hiệu suất cao nhất khi công việc phù hợp với sở thích cá nhân và tạo ra động lực nội tại. Sách đưa ra ví dụ về một nhân viên yêu thích thiết kế đồ họa nhưng thường bị giao cho các công việc nhập liệu. Khi chuyển sang công việc thiết kế, năng suất và chất lượng công việc của họ tăng đáng kể, đồng thời giảm thiểu tình trạng “cháy việc”. Vì vậy, việc ghi nhận và phản ánh sở thích cá nhân trong quá trình chia việc không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn góp phần duy trì tinh thần làm việc tích cực.

3. Đặt mục tiêu rõ ràng và đo lường được

Mỗi phần việc được giao cần đi kèm với mục tiêu cụ thể, có thể đo lường và thời gian hoàn thành. Khi mục tiêu không rõ ràng, người thực hiện có thể mất phương hướng, dẫn đến lãng phí thời gian và tài nguyên. Sách khuyến khích sử dụng các tiêu chí SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time‑bound) để định hình mục tiêu, giúp mọi người hiểu rõ yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá.

4. Tạo cơ chế phản hồi liên tục

Không có bất kỳ quy trình nào hoàn hảo ngay từ đầu. Vì vậy, việc thiết lập cơ chế phản hồi thường xuyên là yếu tố then chốt để điều chỉnh cách chia việc. Phản hồi không chỉ dừng lại ở việc đánh giá kết quả cuối cùng mà còn bao gồm quá trình thực hiện, các khó khăn gặp phải và đề xuất cải tiến. Khi phản hồi được thực hiện một cách xây dựng, các thành viên có thể nhanh chóng điều chỉnh phương pháp làm việc, giảm thiểu sai sót và tối ưu hoá quy trình.

Áp dụng nguyên tắc chia việc vào môi trường thực tiễn

1. Phân nhóm công việc dựa trên chuỗi giá trị

Trong một doanh nghiệp, các hoạt động thường được sắp xếp thành chuỗi giá trị, từ nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tiếp thị cho đến dịch vụ hậu mãi. Khi chia việc, việc xác định vị trí của mỗi công việc trong chuỗi này giúp hiểu rõ mối quan hệ tương hỗ và ưu tiên nguồn lực. Ví dụ, trong một dự án phát triển sản phẩm mới, việc giao nhiệm vụ nghiên cứu thị trường cho bộ phận marketing trước khi thiết kế sản phẩm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro thiết kế không phù hợp nhu cầu thực tế.

2. Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý công việc

Mặc dù sách không khuyến khích phụ thuộc hoàn toàn vào công nghệ, nhưng việc sử dụng các công cụ quản lý công việc như Kanban, Gantt chart hay phần mềm quản lý dự án có thể giúp minh hoạ rõ ràng các nhiệm vụ, thời gian và người chịu trách nhiệm. Khi mọi người có thể nhìn thấy toàn bộ bức tranh, họ sẽ hiểu được tầm quan trọng của công việc mình đang thực hiện và cách nó góp phần vào mục tiêu chung.

3. Thực hành “chia việc thử nghiệm” trong giai đoạn khởi đầu

Trong các dự án mới hoặc khi đội ngũ thay đổi, việc chia việc có thể bắt đầu bằng một giai đoạn thử nghiệm ngắn hạn. Các thành viên sẽ được giao một phần công việc ngắn, sau đó đánh giá kết quả và điều chỉnh lại phân công. Phương pháp này giúp giảm thiểu rủi ro phân công sai và tạo cơ hội cho mỗi người thể hiện năng lực thực tế của mình.

4. Đối mặt với các thách thức thường gặp

Trong quá trình chia việc, các vấn đề như “chồng chéo nhiệm vụ”, “thiếu nguồn lực” hay “sự bất đồng quan điểm” thường xuyên xuất hiện. Sách đưa ra một số cách tiếp cận để giải quyết:

• Rõ ràng về ranh giới công việc: Định nghĩa chi tiết phạm vi và trách nhiệm của mỗi nhiệm vụ để tránh trùng lặp.
• Phân bổ nguồn lực linh hoạt: Khi một phần công việc gặp khó khăn, có thể tạm thời điều chỉnh nguồn lực sang phần khác để duy trì tiến độ.
• Thảo luận và đồng thuận: Tạo không gian cho các thành viên bày tỏ ý kiến, đồng thời đạt được sự đồng thuận về cách chia việc.

Những ví dụ thực tiễn minh hoạ cách chia việc hiệu quả

Ví dụ 1: Công ty khởi nghiệp công nghệ

Một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực phát triển ứng dụng di động có đội ngũ gồm 8 người: 2 lập trình viên, 2 nhà thiết kế UI/UX, 1 chuyên viên QA, 1 chuyên viên marketing và 2 quản lý dự án. Khi dự án mới bắt đầu, ban lãnh đạo áp dụng các nguyên tắc chia việc từ “Cao thủ chia tiền”. Đầu tiên, họ xác định các giai đoạn chính: nghiên cứu thị trường, thiết kế giao diện, phát triển mã nguồn, kiểm thử và ra mắt. Sau đó, họ giao nhiệm vụ nghiên cứu thị trường cho chuyên viên marketing, thiết kế giao diện cho hai nhà thiết kế, và phân công phát triển mã nguồn cho hai lập trình viên. Quản lý dự án chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết. Kết quả là dự án hoàn thành đúng thời hạn, với ít lỗi phát sinh và phản hồi tích cực từ người dùng.

Ví dụ 2: Nhóm bán hàng tại doanh nghiệp truyền thống

Trong một doanh nghiệp bán lẻ truyền thống, nhóm bán hàng gồm 12 nhân viên được chia thành ba khu vực địa lý. Thay vì giao cho mỗi người một danh sách khách hàng ngẫu nhiên, quản lý dựa trên dữ liệu về thành tích bán hàng, sở thích ngành hàng và khả năng giao tiếp của từng nhân viên. Nhân viên có kinh nghiệm bán hàng cao và kỹ năng giao tiếp tốt được giao cho khách hàng VIP, trong khi những người mới vào nghề được giao cho các khách hàng tiềm năng có mức độ rủi ro thấp hơn. Nhờ cách chia việc này, doanh nghiệp ghi nhận mức tăng doanh thu đáng kể mà không cần tăng thời gian làm việc của nhân viên.

Ví dụ 3: Dự án truyền thông nội bộ

Một công ty đa quốc gia thực hiện dự án truyền thông nội bộ nhằm nâng cao nhận thức về văn hoá doanh nghiệp. Đội ngũ dự án gồm 5 thành viên: 1 chuyên viên nội dung, 1 nhà thiết kế đồ họa, 1 chuyên viên video, 1 quản lý dự án và 1 chuyên viên phân tích dữ liệu. Khi chia việc, họ xem xét sở thích và kỹ năng cá nhân: chuyên viên nội dung có nền tảng viết báo cáo, nên chịu trách nhiệm biên soạn nội dung; nhà thiết kế đồ họa tập trung vào việc tạo hình ảnh và bản mẫu; chuyên viên video chịu trách nhiệm quay và biên tập video. Quản lý dự án giám sát tiến độ, trong khi chuyên viên phân tích dữ liệu đo lường mức độ tương tác và phản hồi của nhân viên. Kết quả cho thấy chiến dịch truyền thông đạt mức tương tác cao, đồng thời giảm thiểu thời gian chỉnh sửa nội dung.

Những câu hỏi để người đọc tự suy ngẫm

• Bạn đã từng gặp phải tình trạng công việc bị chồng chéo trong đội ngũ của mình chưa? Nguyên nhân chính là gì?
• Trong môi trường làm việc hiện tại, có bao nhiêu phần trăm công việc được giao dựa trên năng lực thực tế so với sở thích cá nhân?
• Bạn đã thiết lập mục tiêu công việc theo tiêu chí SMART chưa? Nếu chưa, việc này có thể thay đổi cách bạn chia việc như thế nào?
• Phản hồi thường xuyên có được tích hợp vào quy trình chia việc của bạn không? Nếu chưa, bạn có thể bắt đầu bằng cách nào?
• Làm thế nào để cân bằng giữa việc tối ưu hoá hiệu suất và duy trì sự công bằng trong phân công công việc?

Việc chia việc không chỉ là một kỹ thuật quản lý mà còn là một nghệ thuật, đòi hỏi người lãnh đạo và các thành viên phải lắng nghe, quan sát và điều chỉnh liên tục. Khi áp dụng các nguyên tắc từ “Cao thủ chia tiền”, chúng ta không chỉ tối ưu hoá quy trình làm việc mà còn tạo ra môi trường công bằng, khuyến khích sự phát triển cá nhân và tập thể. Những quan sát và ví dụ thực tiễn trên hy vọng sẽ cung cấp cho người đọc một góc nhìn sâu sắc, giúp họ tự khám phá và thực hành cách chia việc một cách khoa học và hiệu quả.