Cách áp dụng nguyên tắc chia việc trong 'Cao thủ chia tiền' để nâng cao hiệu quả làm việc

Trong thời đại mà tốc độ và hiệu quả làm việc ngày càng được đặt lên hàng đầu, việc quản lý công việc một cách khoa học đã trở thành yếu tố quyết định thành công của cá nhân và tổ chức. Khi đọc cuốn “Cao thủ chia tiền – Chia việc, Tiền lớn không đến từ nỗ lực, mà đến từ cách chia”, người đọc sẽ gặp một quan niệm mới: tiền và thành quả không chỉ đến từ lượng công sức bỏ ra, mà còn phụ thuộc vào cách chúng ta phân bổ và sắp xếp công việc.

Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào việc giải thích nguyên tắc chia việc được đề cập trong sách, đồng thời đưa ra những cách áp dụng thực tiễn để nâng cao hiệu quả làm việc. Mục tiêu không phải là đưa ra công thức “đảm bảo” thành công, mà là cung cấp một góc nhìn quan sát, giúp người đọc tự đánh giá và điều chỉnh cách tiếp cận công việc của mình.

Hiểu về nguyên tắc chia việc trong “Cao thủ chia tiền”

Nguyên tắc chia việc trong cuốn sách không chỉ là việc phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn, mà còn là một quá trình cân nhắc sâu sắc về năng lực, sở trường và mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ. Tác giả nhấn mạnh rằng việc “chia” không nên là một hành động ngẫu nhiên; nó cần dựa trên một hệ thống đánh giá thực tế, giúp mỗi người có thể tập trung vào những gì mình làm tốt nhất.

Ý nghĩa cốt lõi của việc chia việc

Ở mức độ cơ bản, việc chia việc giúp giảm tải khối lượng công việc cho mỗi cá nhân, tránh tình trạng “đông đúc” nhiệm vụ. Tuy nhiên, ở mức độ sâu hơn, nó còn là công cụ để khai thác tối đa năng lực tiềm ẩn, tạo ra một môi trường mà mỗi thành viên có thể đóng góp giá trị thực sự. Khi công việc được phân chia một cách hợp lý, thời gian và năng lượng sẽ được sử dụng hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu lãng phí và tăng cường sự hài lòng trong công việc.

Phân loại công việc và vai trò

Cuốn sách đề xuất ba loại công việc chính: công việc “cốt lõi”, công việc “hỗ trợ” và công việc “phụ trợ”. Công việc cốt lõi là những nhiệm vụ mang lại giá trị trực tiếp cho mục tiêu chiến lược; công việc hỗ trợ là những hoạt động tạo điều kiện cho công việc cốt lõi diễn ra suôn sẻ; công việc phụ trợ là những nhiệm vụ không tạo ra giá trị trực tiếp nhưng vẫn cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày. Việc xác định rõ ràng ba loại này giúp người quản lý dễ dàng quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm cho mỗi loại công việc.

Áp dụng nguyên tắc chia việc trong môi trường làm việc hiện đại

Trong môi trường doanh nghiệp ngày nay, các dự án thường có tính phức tạp cao, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận. Để áp dụng nguyên tắc chia việc một cách hiệu quả, cần thực hiện một loạt các bước từ khâu chuẩn bị đến thực thi.

Đánh giá năng lực và sở trường cá nhân

Trước khi phân công công việc, người quản lý nên thực hiện một cuộc khảo sát nội bộ hoặc sử dụng các công cụ đánh giá năng lực để xác định rõ ràng sở trường và mức độ thành thạo của từng nhân viên. Ví dụ, một nhân viên có khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ sẽ phù hợp hơn với các nhiệm vụ “cốt lõi” liên quan đến báo cáo tài chính, trong khi người có kỹ năng giao tiếp tốt có thể chịu trách nhiệm cho các công việc “hỗ trợ” như quản lý khách hàng.

Việc dựa vào dữ liệu thực tế để đưa ra quyết định phân công giúp giảm thiểu rủi ro sai lầm và tăng khả năng hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Thiết kế quy trình chia việc hợp lý

Quy trình chia việc cần bao gồm ba bước cơ bản: xác định mục tiêu, phân loại công việc và gán nhiệm vụ. Đầu tiên, xác định mục tiêu rõ ràng để mọi người hiểu được “tại sao” và “điều gì” cần đạt được. Tiếp theo, dựa trên các loại công việc đã nêu ở trên, chia nhỏ các nhiệm vụ thành các phần có thể quản lý được. Cuối cùng, gán nhiệm vụ cho từng cá nhân hoặc nhóm dựa trên kết quả đánh giá năng lực.

Quy trình này không chỉ giúp minh bạch hóa trách nhiệm mà còn tạo điều kiện cho việc theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả một cách khách quan.

Giao tiếp và phản hồi trong quá trình thực hiện

Giao tiếp thường xuyên giữa người giao nhiệm vụ và người thực hiện là yếu tố then chốt để duy trì sự đồng thuận và giảm thiểu sai sót. Khi một công việc được giao, người thực hiện nên được cung cấp đầy đủ thông tin, tiêu chuẩn chất lượng và thời gian hoàn thành. Đồng thời, một kênh phản hồi nhanh chóng giúp phát hiện sớm các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kịp thời.

Việc thiết lập các buổi họp ngắn (stand‑up meeting) hoặc sử dụng công cụ quản lý công việc trực tuyến có thể hỗ trợ quá trình giao tiếp này một cách hiệu quả.

Những thách thức thường gặp khi chia việc và cách khắc phục

Mặc dù nguyên tắc chia việc mang lại nhiều lợi ích, nhưng trong thực tiễn, các tổ chức vẫn phải đối mặt với một số khó khăn. Hiểu rõ các thách thức này sẽ giúp chuẩn bị các biện pháp phòng ngừa phù hợp.

Rủi ro về quá tải và thiếu cân bằng

Trong một số trường hợp, người quản lý có thể vô tình gán quá nhiều nhiệm vụ “cốt lõi” cho một vài nhân viên xuất sắc, dẫn đến hiện tượng quá tải. Khi công việc không được phân bổ cân đối, năng suất có thể giảm sút và mức độ hài lòng của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng.

Giải pháp là thường xuyên rà soát khối lượng công việc, sử dụng các chỉ số như “số giờ làm việc thực tế” và “tỷ lệ hoàn thành” để điều chỉnh lại việc phân công. Ngoài ra, việc tạo ra “bộ đệm” thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng cũng là một cách giảm thiểu áp lực.

Vấn đề về sự đồng thuận và trách nhiệm

Đôi khi, việc giao nhiệm vụ mà không có sự đồng thuận rõ ràng có thể dẫn đến tranh chấp trách nhiệm. Khi một nhiệm vụ không được thực hiện đúng cách, người chịu trách nhiệm có thể không được xác định rõ ràng, gây ra xung đột nội bộ.

Để tránh tình trạng này, mỗi nhiệm vụ cần được gắn kèm với người chủ sở hữu (owner) và người phụ trách (accountable). Việc ghi lại các thỏa thuận trong tài liệu hoặc hệ thống quản lý dự án giúp mọi người nắm bắt rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

Ví dụ thực tiễn từ các doanh nghiệp

Để minh hoạ cách áp dụng nguyên tắc chia việc, dưới đây là một số ví dụ thực tế từ các tổ chức đã thực hiện thành công việc phân công công việc dựa trên các nguyên tắc được đề cập trong “Cao thủ chia tiền”.

Trường hợp một công ty khởi nghiệp công nghệ

Công ty này bắt đầu với đội ngũ 5 người, mỗi người đều phải đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Sau khi áp dụng nguyên tắc chia việc, họ đã thực hiện ba bước: (1) xác định năng lực chính của mỗi thành viên; (2) phân loại dự án thành “phát triển tính năng cốt lõi”, “kiểm thử hỗ trợ” và “quản lý khách hàng”; (3) gán nhiệm vụ dựa trên kết quả đánh giá.

Kết quả ban đầu cho thấy thời gian hoàn thành tính năng giảm khoảng 20%, đồng thời mức độ hài lòng của khách hàng tăng lên nhờ phản hồi nhanh hơn từ bộ phận hỗ trợ.

Trường hợp một tổ chức phi lợi nhuận

Tổ chức này thường xuyên triển khai các chương trình cộng đồng, yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như truyền thông, tài chính và vận động viên tình nguyện. Sau khi áp dụng nguyên tắc chia việc, họ đã tách các nhiệm vụ thành “lập kế hoạch chiến lược”, “tổ chức sự kiện” và “đánh giá kết quả”. Mỗi nhóm được giao nhiệm vụ dựa trên kinh nghiệm và khả năng thực hiện.

Nhờ có sự phân công rõ ràng, thời gian chuẩn bị cho mỗi sự kiện giảm đáng kể, và đội ngũ tình nguyện viên cảm thấy mình có vai trò cụ thể, không bị “lạc lối” trong quy trình.

Những câu hỏi để tự kiểm tra hiệu quả chia việc

• Liệu công việc đã được phân loại rõ ràng theo mức độ quan trọng và tính chất?
• Các thành viên có nhận thức đầy đủ về năng lực và sở trường của mình chưa?
• Quy trình giao việc có bao gồm các tiêu chuẩn chất lượng và thời gian hoàn thành cụ thể?
• Hệ thống phản hồi có đủ nhanh để xử lý các vấn đề phát sinh không?
• Liệu có sự cân bằng trong khối lượng công việc giữa các thành viên không?
• Người chịu trách nhiệm và người phụ trách cho mỗi nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng?

Việc trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp mỗi tổ chức hoặc cá nhân đánh giá lại cách thức chia việc hiện tại, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Khi quá trình chia việc được thực hiện một cách có hệ thống và dựa trên quan sát thực tế, khả năng nâng cao hiệu quả làm việc sẽ tăng lên một cách tự nhiên, không phải nhờ vào việc làm việc quá sức hay tăng cường nỗ lực một cách vô định.

Cuối cùng, việc áp dụng nguyên tắc chia việc không phải là một giải pháp “đột phá” duy nhất, mà là một phần trong chuỗi các yếu tố góp phần tạo nên môi trường làm việc hiệu quả. Khi mỗi người hiểu rõ vai trò, năng lực và cách đóng góp của mình, sự phối hợp sẽ trở nên mượt mà hơn, và kết quả công việc sẽ phản ánh được sự cân bằng giữa nỗ lực và cách chia.